Backup mit der 3-2-1-Regel: Optimiere deine Datensicherung

10.02.2023

Der Profi-Fotograf Peter Krogh befand sich im Jahre 2009 in einer Situation, vor der es wohl jedem Unternehmer oder Selbstständigen allgemein graut: dem Verlust seiner Daten und Bilder. Er konnte den Schaden beheben und seine Existenz retten, doch hinterließ dieses Geschehen bei ihm einen bleibenden Eindruck. Um eine Wiederholung des Datenverlustes zu vermeiden, machte er sich Gedanken, wie er seine Daten und Bilder zukünftig besser sichern könne. In seinem Buch „The DAM Book: Digital Asset Management for Photographers“ stellte er erstmals seine Backup-Strategie vor: die 3-2-1-Regel. Obgleich er diese Methode anfänglich für Fotografen erdachte, lässt sie sich auch auf Unternehmen außerhalb der Fotografie anwenden.
Bis heute hat diese Backup-Methode unzählige Unternehmen davor bewahrt, ihre Daten zu verlieren und somit wirtschaftlichen Schaden oder die Bedrohung der Existenz zu vermeiden.

Was bedeutet die 3-2-1-Regel?

Die 3-2-1-Regel gilt branchenübergreifend als goldene Regel der Datensicherung. Dabei ist diese Methode schnell und einfach beschrieben: Es sollen drei Kopien aller Daten auf zwei verschiedenen Speichermedien gesichert werden, von denen sich ein Speichermedium außerhalb des Unternehmens befindet.
Ziel des 3-2-1-Prinzips ist es, dass durch diese effiziente Datensicherung keine Unternehmensdaten verloren gehen.

So funktioniert die 3-2-1-Regel

Es sollen drei Kopien aller Unternehmensdaten existieren. Im Detail handelt es sich dabei um die Original-Daten (auch primäre Daten oder Primärsystem genannt), die auch als Daten in der täglichen Arbeit verwendet werden, und zwei Sicherheitskopien als Backups. Hintergrund dieses Gedankens ist, dass im Falle des Verlustes einer Kopie noch zwei weitere zur Verfügung stehen und somit einen doppelten Schutz bieten. Mit jeder Kopie sinkt das Ausfallrisiko enorm: Ohne 3-2-1-Regel liegt das Risiko des Datenverlustes bei 1:100, mit einem Backup bei 1:10.000, mit zwei Backups bei 1:1.000.000. Die zweite Kopie bildet demnach das Sicherheitsnetz des Sicherheitsnetzes. Dadurch steigen die Ausfallsicherheit und die Wiederherstellungswahrscheinlichkeit der Unternehmensdaten im Vergleich zur einfachen Sicherung deutlich an.
Die Kopien sollen auf zwei unterschiedlichen Speichermedien bzw. Datenträgern hinterlegt sein. Hier kann es sich zum Beispiel um ein internes Festplattenlaufwerk und einen Wechseldatenträger (wie externe Festplatte, USB-Laufwerk, SD-Karte oder Ähnliches) oder auch zwei interne Festplattenlaufwerke an unterschiedlichen Speicherorten handeln (Stichwort: gewollter Medienbruch). Der Grund: Fällt ein Speicherort beispielsweise aufgrund eines technischen Fehlers aus, kann auf dem anderen weiterhin zugegriffen werden. Liegen die Kopien auf demselben Speichermedium, können sie von demselben technischen Fehler befallen sein. Die zweite Kopie wäre somit zwecklos. Werden die Kopien also auf zwei unterschiedlichen Medien abgelegt, wird das Ausfallrisiko gestreut.
Eine Kopie aller Unternehmensdaten soll an einem externen Aufbewahrungsort gelagert werden (räumliche Trennung), sozusagen als „Notnagel“. Hierbei wird vor allem an mögliche externe Einflüsse oder Katastrophen wie Brand, Kurzschluss oder Hochwasser gedacht. Liegen alle Speichermedien an einem Ort, wären in diesem Szenario alle Speichermedien und somit alle Daten verloren. Daher ist es wichtig, dass sich ein Speicherort außerhalb des Unternehmens befindet. Bei dem externen Speicherort kann es sich beispielsweise um einen externen Datenträger handeln, der sich zu Hause beim Geschäftsführer befindet. Mittlerweile wird immer mehr die Cloud als externes Speichermedium genutzt.

Warum ist ein Backup so wichtig?

Daten können immer verloren gehen. Die fünf häufigsten Gründe dafür sind:

• Menschliches Versagen
• Viren & Schadware
• Softwarefehler oder veraltete Technik
• Diebstahl/Verlust (Stichwort: Cyber Security)
• Katastrophen aller Art (Feuer, Unwetter, Hochwasser o. Ä.)

Der Datenverlust bedeutet in vielen Fällen, dass einige, wenn nicht sogar alle Unternehmensprozesse betroffen sind und stillstehen. Dies kann Folgen wie Kunden- oder Imageverlust haben, teilweise ist sogar die Existenz des Unternehmens in Gefahr. Experten schätzen, dass sich die Summe eines Datenverlusts durchschnittlich auf 900.000 Euro je Unternehmen belaufen. Das macht nochmal mehr als deutlich, dass eine effektive Datensicherung zu eine der wichtigsten Aufgaben der unternehmensweiten IT gehört.
In diesem Zusammenhang muss auch an den Datenschutz, vor allem an den Schutz personenbezogener Daten, erinnert werden. Besonders diese sensiblen Daten stehen im Blickpunkt der Datenschutzbehörden und es gibt diverse Vorgaben und Richtlinien. Bei einem Verstoß des Datenschutzes drohen dem Unternehmen teilweise sehr hohe Strafen.

Wie kann die 3-2-1-Regel im Unternehmen umgesetzt werden?

Die Umsetzung der 3-2-1-Regel bedarf im Vorfeld einiger Überlegungen sowie wird empfohlen, die Übersicht und Durchführung von IT-Fachleuten vornehmen zu lassen. Folgende Fragen sollten dahingehend geklärt werden:

• Auf welchen Speichermedien sollen die Sicherheitskopien verwahrt werden?
• Welche Software bzw. Cloud-Anbieter können bei der Datensicherheit unterstützen?
• Was soll im Detail gesichert werden?
• Wie häufig sollen die Backups mit den Original-Daten synchronisiert werden?
• Wer überwacht die regelmäßige Synchronisation?
• Wie kann die 3-2-1-Regel technisch umgesetzt werden?
• Wie sollen die Daten im Falle eines Datenverlustes wiederhergestellt werden?

Wenn es um Datensicherheit geht, seien es Themen rund um VPN (Virtual Private Networks), Cyber Security oder eben Backup, empfiehlt anyworks immer, unterstützende Software zu nutzen. Vor allem Cloud- und SaaS-Lösungen bieten viele Vorteile. So werden automatisch Aktualisierungen vorgenommen und neue gesetzliche Vorgaben in das System implementiert, ohne dass du etwas unternehmen musst. Darüber hinaus passen sich diese Programme auch dem jeweiligen Unternehmen an – dies ist bedeutsam, da im Zuge der digitalen Transformation Unternehmensdaten schnell anwachsen können.
Im Zusammenhang mit deiner Datensicherungs-Strategie kannst du von einer professionellen Backup-Lösung wie Cobalt Iron Compass also nur profitieren. Zudem folgst du damit auch der 3-2-1-Regel, indem du eine Kopie an einem externen Aufbewahrungsort verwahrst. In unserem kostenlosen Produktfinder findest du die optimale Software für dein Unternehmen.