Task Management Software und Tools vergleichen

Task Management-Tools (deutsch: Aufgabenmanagement-Tools) wurden für kleine, mittelständische und große Unternehmen entwickelt, um Arbeitsaufgaben digital zu koordinieren. Entsprechende Software ersetzt handgeschriebene To-do-Listen und vereinfacht das Task Management in vielerlei Hinsicht. Festgelegte Deadlines, detaillierte Aufgabenbeschreibungen sowie eine schnelle Zuweisung an einzelne Teammitglieder sind für eine präzise und fristgerechte Aufgabenverwaltung unentbehrlich.

Das Aufgabenmanagement überschneidet sich mit vielen Funktionen des Projektmanagements. Beide Disziplinen basieren auf der Verwaltung von Aufgaben. Während Projektmanagement-Software jedoch primär für die Umsetzung langfristiger Projekte im großen Kontext dient, eignen sich Softwarelösungen für das Task Management vor allem für das Erledigen regelmäßiger, alltäglicher Aufgaben. Programme wie Conceptboard, MeisterTask  oder Range Premium überzeugen hier auf ganzer Linie.

Mit Task Management-Tools den Arbeitsalltag besser strukturieren

Ob im Homeoffice, im Büro oder flexibel von unterwegs – professionelle Aufgabenverwaltungs-Tools entwickeln sich stetig weiter und sind aus dem stressigen Berufsalltag kaum noch wegzudenken. Task-Manager ermöglichen ein effizientes Aufgabenmanagement und liefern zugleich einen kompakten Überblick über Aufgaben und Deadlines. Alle Infos zu Aufgaben und Projekten finden sich zentral in einer Software. Einfache Task Management-Tools visualisieren Aufgaben im Dashboard und bieten auf diese Weise einen transparenten Überblick über sämtliche Arbeitsfortschritte.

Task Management-Software bildet die Grundlage für effizientes Teamwork

Über Aufgabenzuweisungen wird in vielen Tools festgelegt, welches Teammitglied für welche Aufgaben die Verantwortung trägt. Mitarbeiter, denen eine Aufgabe zugewiesen wird, werden rechtzeitig an bevorstehende Deadlines erinnert. Aufteilungen in Haupt- und Teilaufgaben vereinfachen die Organisation. Kreative Labels garantieren Ordnung innerhalb des Workflows. Sie geben zum Beispiel Auskunft über die Priorität oder den Bearbeitungsstatus einer Aufgabe. So wird vermieden, dass wichtige Aufgaben verspätet bearbeitet oder gar vergessen werden. Manche Task Management-Tools integrieren zusätzlich Zeitmanagement-Funktionen: Diese veranschaulichen, in welchem zeitlichen Rahmen welche Aufgaben gemeistert wurden.

Die Interaktivität von Task Management-Software ist die Basis für eine kollaborative Teamarbeit. Besonders der Austausch von Dokumenten und Dateien erfreut sich unter den Nutzern großer Beliebtheit. Lösungsvorschläge oder Notizen können direkt in der Anwendung hochgeladen werden. Integrierte Kommentar- und Chatfunktionen bieten bei auftretenden Probleme oder Unklarheiten eine Plattform für gemeinsame Diskussionen und Anpassungen.

Individuelle Softwarelösungen für das Task Management wählen

Der Markt hält vielseitige Lösungen für das Aufgabenmanagement bereit. Der wesentliche Unterschied zwischen ihnen liegt im Aufbau der Aufgabenverwaltung. Mögliche Ansätze im Task Management sind unter anderem:

• To-Do-Listen
• Kanban Boards
• Zeitleisten (Gantt-Diagramme)

Zu der einfachsten Form des Aufgabenmanagements zählen traditionelle To-do-Listen. Sie fungieren als digitaler Notizzettel und listen in individueller Reihenfolge auf, welche Aufgaben abgearbeitet werden müssen.

Wer ein erweitertes Task Management wünscht, findet in Kanban Boards die passende Lösung. Anders als eine To-do-Liste bestehen Kanban Boards aus mehreren Spalten, die Informationen über den aktuellen Status einer Aufgabe liefern. Sie zeigen, welche Aufgaben anstehen, in Bearbeitung sind und erfolgreich abgeschlossen wurden. Wird eine Aufgabe erledigt oder zurückgestellt, kann diese interaktiv verschoben werden.

Zeitleisten setzen Aufgaben zusätzlich in Relation zueinander. Es kann beurteilt werden, in welcher Reihenfolge Aufgaben am besten zu erledigen sind oder ob zeitliche Veränderungen an Teilaufgaben sich auf andere Bereiche auswirkt. Die Funktionen von Gantt-Diagrammen (auch Gantt Charts genannt) gehen weit über das einfache Aufgabenmanagement hinaus, sodass Zeitleisten eher in den Bereich des Projektmanagements einzuordnen sind.