Projekte und Aufgaben mit Projektmanagement-Tools einfach organisieren

Projektmanagement-Software (kurz: PMS) ermöglicht Projektmanagern, Teamleitern und Führungskräften die digitale Verwaltung und Durchführung von langfristigen Projekten – von der Meilensteinplanung über das Ressourcen- und Zeitmanagement bis hin zur Koordination einzelner Aufgaben über das Task Management.

Viele PM-Lösungen sind auf Teilbereiche wie die Projektplanung oder die zielführende Kommunikation miteinander spezialisiert. Es finden sich jedoch auch Hybrid- und Komplettlösungen, die mehrere Module des Projektmanagements miteinander verbinden. Projektmanagement-Tools können sogar Bestandteil eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (kurz: ERP) sein.

Der Softwaremarkt hält eine Vielzahl an Projektmanagement-Lösungen bereit, darunter beliebte Anwendungen wie  Trello, Asana oder Jira. Open-Source-Projektmanagement-Software bietet Spielraum für kreative Anpassungen durch Erweiterungen und Plug-ins. Neben klassischen PM-Tools sind web- und cloudbasierte PM-Anwendungen sowie  SaaS-Lösungen für das Projektmanagement gefragt.

Mit professioneller Software das Projektmanagement digitalisieren

Je nach Fokus unterscheiden PM-Lösungen sich hinsichtlich ihrer Funktionsvielfalt. Viele Projektmanagement-Tools bauen auf folgende Kernbereiche auf:

• Projektplanung und Task Management
• Budgetmanagement
• Ressourcenplanung
• Kommunikation und Austausch
• Statistik und Berichterstattung

Basis der meisten PM-Tools ist die Projektplanung. Aufgaben, Dateien und Dokumente können zentral und für alle Teammitglieder einsehbar angelegt werden. Über das Rollensystem kann die Bearbeitung auserwählten Nutzern zugewiesen werden. Konfigurierte Erinnerungsfunktionen erinnern rechtzeitig an bevorstehende Deadlines und Termine. Teilweise geben PM-Lösungen sogar vor, welche Reihenfolge bei der Bearbeitung von Aufgaben am schnellsten zum Ziel führt.

Fortschritte und Problemlösungen können über integrierte Chats, Foren oder Whiteboards miteinander diskutiert werden. Dank der zentralen Übersicht über die aktuelle Projektentwicklung sichern moderne PM-Lösungen eine transparente und effiziente Zusammenarbeit. Wird intensiv mit externen Kunden zusammengearbeitet, übermitteln viele Softwarelösungen Zwischenschritte direkt an Auftraggeber und Stakeholder.

Mit dem digitalen Projektmanagement kann einfach eingesehen werden, welches Budget und welche Ressourcen verbraucht werden. Zeitberichtsfunktionen geben einen Überblick darüber, welche Projektbereiche wie viel Arbeitszeit beanspruchen. Individuelle Reports und Analysen sind mit wenigen Mausklicks erstellt und tragen dazu bei, Fortschritte und Ergebnisse sichtbar zu machen.

Effizienter zusammenarbeiten dank zentraler Projektverwaltung

Projektmanagement-Software minimiert den Arbeits- und Zeitaufwand und liefert einen kompakten Überblick über alle Aufgaben, Dokumente, Ressourcen und Finanzen. Große Projekte lassen sich gemeinsam besser organisieren. Klar definierte Ziele und schnelle Kommunikationswege fördern die Zusammenarbeit im Team. Veraltete Excel-Tabellen und unübersichtliche Dokumentensammlungen gehören mit professionellen PM-Lösungen der Vergangenheit an. Überschrittene Budgets und ein unvorhergesehener Ressourcenverbrauch werden zuverlässig vermieden.

PM-Lösungen für klassisches, agiles und hybrides Projektmanagement

Unter dem klassischen Projektmanagement versteht man die Einteilung eines Projekts in Projektphasen: Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss. Software für das klassische Projektmanagement verfügt über erweiterte Planungsfunktionen, die die Umsetzung und Einhaltung aller Projektphasen gewährleisten.

Grundlage des agilen Projektmanagements ist eine iterative Vorgehensweise, die auf einer Produkt- und Zielvision beruht. Dafür ist der Austausch sowohl untereinander als auch mit Auftraggebern von essenzieller Bedeutung, um das Projekt anhand von Rückmeldungen weiter zu optimieren. Für das agile Projektmanagement sind deswegen PM-Tools mit dem Schwerpunkt Kommunikation gefragt.

Beliebte Hybridlösungen wie  Beesbusy oder Upwave.io  kombinieren Methoden des klassischen und agilen Projektmanagements und sind deswegen vielseitig einsetzbar.

Für wen eignet sich Projektmanagement-Software?

Ein effizientes und übersichtliches Projektmanagement spielt in vielen Unternehmen eine wichtige Rolle. Es werden weder bestimmte Branchen noch Unternehmensgrößen vorausgesetzt. Während Projektmanager professionelle Tools für das Controlling benötigen, eignen einfache PM-Tools sich auch dazu, die allgemeine Kommunikation innerhalb eines Unternehmens zu fördern.