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Über HR

Software und Tools für das Human Resources Management entdecken

Human Resources-Software (kurz: HR-Software) wird im Personalmanagement für die Erfassung, Verwaltung und Analyse von Personaldaten eingesetzt. Dazu zählen sowohl Mitarbeiter als auch Bewerber. Moderne HR-Tools übernehmen zeitraubende Aufgaben und Prozesse des Human Resources Managements – von der Stammdatenverwaltung, Urlaubs- und Abwesenheitsplanung und Personalabrechnung bis hin zum erfolgreichen Recruiting und der Talentakquise.

Besonders SaaS-Lösungen wie  Personio,  Leapsome   oder  Freshteam stoßen im Personalwesen aufgrund ihrer Flexibilität auf großes Interesse. Das cloudbasierte Mitarbeitermanagement bietet die Grundlage für eine effiziente Arbeitsweise.

Welche Vorteile bietet HR-Software?

Zu den größten Vorteilen von HR-Software zählt die administrative Entlastung, die mit der Digitalisierung des Personalmanagements einhergeht. Die Kommunikation zwischen Personalern und Mitarbeitern wird verbessert, da die manuelle Aktualisierung von Daten an verschiedenen Stellen entfällt. Besonders gegenüber dem Einsatz von Excel vereint HR-Software Nutzerfreundlichkeit mit Datensicherheit und wird den Ansprüchen der DSGVO gerecht. Rollenkonzepte in der Nutzerverwaltung legen fest, welcher Nutzer welche Inhalte einsehen kann.

HR-Lösungen bieten eine transparente, zentrale Verwaltung aller Mitarbeiterdaten. Digitale Personalakten minimieren anfallende Kosten für Kopien und Ausdrucke und schonen auf diese Weise die Umwelt. Aufgaben wie die Personaleinsatzplanung oder das Controlling sind mit wenig Zeit- und Arbeitsaufwand erledigt. Urlaubs- und Abwesenheitszeiten werden korrekt erfasst und übersichtlich dargestellt. Viele HR-Tools bieten Mitarbeitern gesonderte Zugriffsrechte über ein Self-Service-Portal, um Arbeits- und Urlaubszeiten flexibel einzusehen. Auch Stammdaten können häufig eigenständig von Mitarbeiten aktualisiert werden: Veraltete Adresse, falsche Kontodaten oder ungültige Telefonnummern gehören der Vergangenheit an.

Auf der Suche nach qualifizierten Kandidaten automatisiert und optimiert HR-Software das Bewerbermanagement. Ein Mausklick genügt, um Stellenanzeigen in sozialen Netzwerken und Stellenportalen zu veröffentlichen. Eingangsbestätigungen oder Absagen werden automatisch versendet.

Welche Funktionen bietet HR-Software?

HR-Lösungen sind in der Regel modulbasiert aufgebaut. Das heißt: Unternehmen wählen selbst, welche Module den Unternehmensanforderungen gerecht werden. Kleine Unternehmen wünschen oft nur eine transparente Mitarbeiterverwaltung, während große Betriebe intelligente HR-Tools für ein erfolgreiches Recruiting verwenden. Zu den Grundfunktionen zählt neben der Stammdatenverwaltung auch die digitale Zeiterfassung sowie die Integration von Funktionen der Lohnbuchhaltung. Zusätzliche Module, die HR-Software häufig bietet, sind u. a.:

  • Planung von Urlaub und Abwesenheiten
  • Bewerbermanagement
  • Recruiting und E-Recruiting
  • Leistungsauswertung von Mitarbeitern
  • Erstellung von Sozialbilanzen
  • Management von E-Learning-Plattformen

Mitarbeiter können auf integrierte E-Learning-Plattformen zugreifen, um sich selbstständig weiterzubilden. Veröffentlichte Lernmodule und -inhalte in HR-Lösungen sind ein entscheidendes Plus für die individuelle Weiterentwicklung.

Personalmanagement-Software vs. Excel

Noch immer baut die Verwaltung von Personaldaten in einigen Unternehmen auf dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel auf. Doch in Übereinstimmung mit den aktuellen Datenschutzrichtlinien ist das HR-Management mithilfe manueller Excel-Tabellen weder datenschutzkonform noch nutzerfreundlich. Das für den Datenschutz zwingend notwendige Aktualisieren und Löschen von Daten gestaltet sich mit Excel schwierig. Das führt in der Realität häufig dazu, das Daten länger als erlaubt aufbewahrt werden. Der Wechsel zu professionellen HR-Tools ist daher uneingeschränkt zu empfehlen.

Für welche Unternehmen eignet sich HR-Software?

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, kommt mit den Aufgaben des Human Resources Managements in Berührung. Deswegen setzt HR-Software weder bestimmte Unternehmensgrößen noch spezifische Berufsbranchen voraus.

Besonders Unternehmen mit vielen Mitarbeitern profitieren von dem Zeit- und Aufwandsersparnis, die HR-Lösungen garantieren. Da die meisten HR-Tools modulartig aufgebaut sind, können Unternehmen die Software problemlos an die individuellen Bedürfnisse anpassen.

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