Video Conferencing Software und Tools

Spätestens im Zuge der Corona-Pandemie wurden Videokonferenzsysteme unverzichtbar, um mit Mitarbeitern und Kollegen im Homeoffice in Kontakt zu bleiben. Doch nicht nur in Krisenzeiten hat sich diese Software bewährt: Online-Meetings minimieren sämtliche Kosten und sind eine umweltfreundliche Alternative zu persönlichen Meetings. Selbst wenn nicht alle Besprechungen vor Ort zu ersetzen sind, überzeugt heutige Videokonferenzsoftware mit beeindruckenden Bild- und Tonqualitäten, die einem realen Meeting in keiner Weise nachstehen.

Darüber hinaus gewährleisten viele Video Conferencing-Lösungen eine CRM-Integration. So können Videokonferenzen ohne Mehraufwand direkt aus dem CRM-System heraus gestartet werden. Andere Videokonferenzsysteme sind in vielseitige Collaboration Tools integriert, deren Funktionen über die Sprach- und Videotelefonie hinausgehen. Zusätzliche Features wie Chatfunktionen, ein einfaches Dokumentenmanagement, Plattformen für den Austausch von Projektaufgaben oder Notizen sowie zahlreiche Schnittstellen verwandeln einfache Videokonferenzsysteme in Allrounder, die der Zusammenarbeit im Unternehmen zugutekommen.

Ortsungebunden und flexibel zusammenarbeiten

Immer mehr Unternehmen entdecken die Vorteile von virtuellen Videokonferenzen. Tools wie Microsoft Teams oder Zoom  verzeichnen ein stetiges Wachstum. Besonders die Option, unabhängig vom physischen Standort gemeinsam an Besprechungen teilzunehmen, findet Anklang. Homeoffice- und Remote-Arbeitsformen werden in der Zukunft eine große Rolle spielen. Ein funktionierendes Videokonferenzsystem ist dafür entscheidend. Durch die flexible Form der Zusammenarbeit bietet sie ein enormes Potenzial, um Unternehmenskosten dauerhaft zu senken und die Produktivität zu steigern. Zusammengefasst heißt das:

• Reisekosten für Anfahrten und öffentliche Verkehrsmittel entfallen.
• Mietausgaben für Besprechungs- und Konferenzräume verringern sich.
• Statt unproduktiver Arbeitswege bleibt mehr Zeit für effizientes Arbeiten.

Für die Nutzung von Videokonferenzlösungen werden ergänzend zum Notebook, wenn sie nicht bereits integriert sind, lediglich eine Webcam und ein Headset benötigt. Viele Tools bieten mobile Apps, die auch vom Smartphone oder Tablet zugänglich sind. So kann auch von unterwegs flexibel miteinander kommuniziert werden.

Effizientere Arbeitsprozesse durch Videokonferenzsoftware

Im Gegensatz zu persönlichen Zusammentreffen überzeugt Videokonferenzsoftware mit digitalen Funktionen, die Entscheidungen vereinfachen und eine effiziente Teamarbeit erlauben. Kurzfristigen Meetings steht nichts mehr im Weg, wichtige Entscheidungen sind schnell getroffen. Es können nicht nur Präsentationen direkt auf dem Bildschirm geteilt werden, sondern auch Dokumente: Diese können über Integrationen von Office-Software in der Cloud gemeinsam bearbeitet werden.

Das mühsame Protokollieren von Besprechungen ist mit modernen Video Conferencing-Tools nicht notwendig. Ein Großteil der Programme zeichnet durchgeführte Videomeetings automatisch auf und speichert die Aufnahmen für einen dauerhaften Zugriff. Besprochene Themen, wichtige Fakten und Neuerungen sind für jedes Teammitglied einsehbar. Sollte etwas unklar sein, ermöglichen integrierte Chatfunktionen den schnellen Austausch miteinander.

Videokonferenzsysteme an Unternehmensbedürfnisse anpassen

Die Auswahl an Videokonferenzlösungen ist riesig. Welche Software die richtige ist, hängt von den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens ab. Bei der Auswahl gilt es zu beachten, wie viele Teammitglieder die Software in der Regel nutzen, in welchem Einsatzgebiet sie Anwendung findet und wie viel Wert auf Anpassungen und Skalierbarkeit gelegt wird. Einfache Videokonferenzen im Homeoffice zwischen wenigen Mitarbeitern erfordern andere Softwareeigenschaften als Onlineschulungen oder Webseminare.

Mittlerweile reicht das Angebot von Kompaktlösungen für kleine Unternehmen bis hin zu Großraum-Videokonferenzlösungen und High-End-Raumsystemen, die an Qualität und Ausstattung kaum zu übertreffen sind und virtuelle Besprechungen in großen Konferenzräumen realisieren.