Buchhaltung optimieren! – Das leistet aktuelle Buchhaltungssoftware

21.10.2022

In vielen Lebensbereichen unterstützen uns bereits künstliche Intelligenz (kurz: KI), Machine Learning und Deep Learning, auch wenn es uns, vor allem im Alltag, nicht so bewusst ist – seien es Smart-Home-Geräte, das Smartphone mit Gesichtserkennung, Social Media oder Kaufempfehlungen in Online-Shops. Darüber hinaus kommt KI in Unternehmen immer mehr zum Einsatz – von der Qualitätskontrolle über die Logistikoptimierung bis hin zur Finanzplanung.

Welchen Mehrwert bietet dir KI in deinem Unternehmen? Softwarelösungen mit KI sind eine Bereicherung für jede Abteilung hinsichtlich Prozess-automatisierung und -optimierung – die Technologie ist lernfähig und erkennt Muster und Gesetzmäßigkeiten. Prinzipiell ist solch ein Programm nicht allwissend, also nicht unfehlbar, doch gilt hier die Devise: Eine KI ist nur so intelligent, wie ihre Daten und Programmierer es zulassen.

Nicht nur diese Punkte verdeutlichen diesen Trend, in Statistiken ist die Tendenz, KI-Software zu nutzen, ebenfalls zu erkennen. So betrug das globale Marktvolumen 2018 für diese Programme 11 Milliarden Dollar. Entsprechend einer Prognose sollen es im Jahre 2026 bereits 20 Milliarden Dollar sein – also nahezu eine Verdopplung innerhalb kürzester Zeit. Auch in der Buchhaltung ist ein Anstieg bezüglich der Nutzung deutlich zu beobachten, daher betrachten wir dieses Segment näher.

Einsatz von KI-Software in der Buchhaltung

Softwareanwendungen mit KI oder Machine Learning sind in der Buchhaltung zwar bereits vorhanden (z. B. BuchhaltungsButler Premium), doch wird ihr Potenzial in vielen Unternehmen noch nicht vollumfänglich ausgeschöpft. Größtenteils konzentriert sich ihr Einsatz aktuell auf die redundanten Aufgaben: das automatische Einlesen von eingescannten Rechnungen mittels eines Texterkennungsprogramms wie Optical Character Recognition (kurz: OCR) und deren Kontenzuordnung sowie das Erkennen von offenen Posten und das Versenden von Mahnungen. Es handelt sich also um einfache Aufgaben, die auf Grundlage von Vorgaben auch von einem Mitarbeiter umgesetzt werden können. Durch den Einsatz von KI-Software kann die Fehlerquote besonders bei hohem Arbeitsaufkommen reduziert werden. Sollten sich dennoch Fehler einschleichen, gibt es eine Rückmeldung des Programms und der Mitarbeiter kann eine manuelle Korrektur vornehmen. Das System registriert diese Anpassung und lernt daraus. Dieses Schritt-für-Schritt-Lernverfahren nennt sich Human in the Loop (kurz: HITL).

Vorteile

Wie bereits erwähnt wurde, unterstützt eine KI-gesteuerte Software Mitarbeiter bei sich ständig wiederholenden Aufgaben wie der automatischen Belegerkennung. Je mehr Belege hierbei in das System eingescannt werden, desto besser erkennt die KI den Inhalt und kann die Rechnung korrekt vorkontieren. Darüber hinaus können verlässliche Qualitätskontrollen automatisch erfolgen bzw. werden dem Benutzer im Laufe des Prozesses Fehlermeldungen angezeigt, sodass dieser manuell korrigieren kann. So können grundlegende Fehler in der Buchhaltung vermieden werden.

Doch aktuelle Buchhaltungssoftware kann noch mehr leisten. Im Zusammenhang mit Online-Banking können Bankkonten in die Software integriert und Rechnungen fristgerecht bezahlt werden. Dies erleichtert vor allem die Begleichung regelmäßiger Rechnungen – diese sind in kürzester Zeit erledigt und auftretende Mahngebühren können verhindert werden. Neben der Einspeisung von Rechnungen und Zahlungen ist es ein entscheidender Vorteil, dass die Software tagesaktuelle Übersichten über die Finanzen erstellen kann. Dies geschieht mit nur wenigen Klicks und bedarf keiner längeren Berechnung. So können auch zukünftige Entscheidungen zu Investitionen o. Ä. auf der Grundlage von diesen Finanzüberblicken schneller und besser getroffen werden.

Schließlich ist es ein großer Vorteil, dass KI-Software keiner besonderen Technik bzw. Hardware bedarf, sondern auf nahezu jedem Computer eingesetzt werden kann. Die technischen Voraussetzungen beschränken sich auf ein Minimum.

Risiken

Die Nachfrage nach KI-gestützter Software steigt rasant an, der Wettbewerbs-charakter ist sehr ausgeprägt. Dies kann dazu führen, dass Softwareprodukte übereilt an den Markt gebracht werden, ohne umfangreiche Sicherheits- und Funktionsprüfungen absolviert zu haben. Dies kann im Umgang mit Daten weitreichende negative Folgen für die Firma haben. Die rechtliche Grundlage ist zwar vorhanden, aber in den Augen von Experten nicht ausgereift. So können Anbieter nicht zur Verantwortung ihrer KI-Software gezogen werden bzw. sind nicht in der Pflicht, die Haftung zu übernehmen.

Allgemein ist bei Softwarelösungen die Gefahr von vorsätzlichem und unethischem Verhalten, wie Hacken und interne oder externe Manipulation von Systemen zur Schwächung eines Unternehmens nicht zu vernachlässigen. Dies kann katastrophale Folgen bis hin zur Schließung haben.

Vorteile & Risiken auf einen Blick:

Bedeutung des KI-Einsatzes für Mitarbeiter

Die Automatisierung von bestimmten Prozessen wie Belegerkennung und Vorkontierung unterstützt die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag und erleichtern diesen, da solche Arbeiten teilweise viel Zeit in Anspruch nehmen. Mithilfe einer KI-Software kann sich der Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, die nicht automatisiert werden können sowie Know-how und Fachwissen verlangen. Darüber hinaus haben Mitarbeiter so Freiraum für Kreativität und Innovation, um die Zukunft ihres Unternehmens zu gestalten. Der Mitarbeiter soll also keineswegs von der Software ersetzt werden bzw. verliert er dadurch nicht seinen Arbeitsplatz, sondern bietet diese Entwicklung die Möglichkeit, neue Berufsfelder zu schaffen, Mitarbeiter in diesen einzusetzen und das Unternehmen allgemein zu verbessern.

Fazit

KI-Software in der Buchhaltung ist nicht nur ein Trend, sondern mittlerweile Realität. Die Nachfrage bzw. die Nutzung dieser Softwarelösungen wächst stetig an. Viele Unternehmen erkennen den Mehrwert im Einsatz von KI, Machine Learning und der Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter. Der Wettbewerb unter den Unternehmen ist groß – wer hier zukunftsorientiert denken und sein will, muss den technischen Fortschritt nutzen. Wir helfen dir mit unserem Produktfinder eine  für dich passende Buchhaltungssoftware zu finden.