Vertragsmanagement 2.0 – Mit ERP-Software Verträge digital managen

27.01.2023

In der heutigen Zeit reicht ein Handschlag bzw. eine mündliche Absprache zum Abschluss eines Vertrages kaum noch aus – auch wenn dies per Gesetz zugelassen ist, wollen Unternehmer auf der sicheren Seite sein bzw. rechtliche Komplikationen vermeiden und halten entsprechende Vereinbarungen immer schriftlich fest. Im Unternehmensalltag wird die Zusammenarbeit mit Lieferanten, Kunden oder Mitarbeitern mittels Vertragsabschlüsse geregelt. Dabei kann es in der Summe immer wieder vorkommen, dass Unternehmer den Überblick verlieren oder sogar gewisse Fristen nicht eingehalten werden. Vertragsstrafen oder finanzielle Einbußen können die Folge sein. Um dies zu verhindern, setzen Unternehmen verstärkt auf das Vertragsmanagement.
anyworks betrachtet diesen Aspekt näher und zeigt dir, wie dich moderne Software beim digitalen Vertragsmanagement unterstützen kann.

Was bedeutet Vertragsmanagement?

Ein Vertrag ist eine Einigung von zwei oder mehr Parteien, in dem in der Regel die Erfüllung von bestimmten Leistungen oder das Überlassen von Erzeugnissen/Rohstoffen gegen Entgelt vereinbart wird. Dabei geben die Parteien eine Willenserklärung ab, dass sie die Vereinbarung im Zuge der Umsetzung einhalten.
Vertragsmanagement umfasst dabei in Unternehmen alle Tätigkeiten und Prozesse, die im Zusammenhang mit der Entwicklung, Anpassung, Abwicklung, Fortschreibung sowie Verwaltung aller Verträge stehen, u. a.:

• Vertragsentwürfe entwickeln
• Vertragsinhalte kontrollieren
• Vertragserfüllung prüfen
• Termine und Fristen überwachen
• Verträge archivieren
• Risiken bewerten

Verträge mit moderner Software managen

Entsprechende Vertragsmanagement-Software (auch Contract Management Software genannt) unterstützt Unternehmen in allen Vertragsaktivitäten. Hierbei können Verträge oder Vereinbarungen nicht nur automatisiert erstellt, verfolgt und überwacht werden, sondern auch unternehmensweit freigegeben und verwaltet werden. Die Dashboards sind dabei übersichtlich gestaltet – so behältst du Verträge im Auge und kontrollierst den Vertragsstatus, die Schlüsseldaten und die Personalverwaltung mit nur wenigen Klicks.
Vertragsmanagement-Tools sind je nach Spezialisierung hauptsächlich mit ERP-Systemen verbunden, können jedoch auch Bestandteil von CRM-Software  (bspw. Topix CRM) oder HR-Programmen (z. B. Factorial Enterprise) sein.

Welche Bestandteile hat digitales Vertragsmanagement?

Das professionelle Vertragsmanagement untergliedert sich in zwei Hauptbereiche:

• Vertragscontrolling
• Vertragsverwaltung

Das Vertragscontrolling nimmt einen wichtigen Part innerhalb des Vertragsmanagements ein, denn hierbei stehen das Sammeln und die Verarbeitung von Informationen im Fokus, im Besonderen die Risikobewertung. Individuell erstellbare Berichte und Statistiken zeigen dir, wie lukrativ bestimmte Partnerschaften für dein Unternehmen sind oder welche Risiken auftreten können. Darüber hinaus können diese Auswertungen als Instrument zur Liquiditätsplanung und Kostenoptimierung herangezogen werden.

Grundlage für den unkomplizierten Zugriff aller relevanten Vertragsdaten ist die Vertragsverwaltung, also die strukturierte Ablage und Organisation aller Informationen sowie deren Archivierung. Zudem fallen Aufgaben wie das Prüfen von Angeboten, Vertragsdaten und Dokumenten, die Nachverfolgung von Entwürfen sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben in dieses Segment.

Vorteile von professionellem Vertragsmanagement

Der große Vorteil von Vertragsmanagement-Software liegt darin, dass sie sich zumeist problemlos in bereits vorhandene Systeme integrieren oder Bestandteil eines umfassenden ERP-Systems sind. Somit kann ein entsprechendes Programm individuell an den Anforderungen des Unternehmens ausgerichtet werden.
Moderne Softwarelösungen automatisieren Prozesse und sparen den Mitarbeitern viel Zeit. So können Rechnungen (basierend auf den Verträgen) automatisch erstellt und Fristen eingehalten werden. Das System generiert diese in dem Turnus, den der User individuell einstellen kann.
Ein großes Plus dieser Systeme ist die übersichtliche Darstellung aller vertragsrelevanter Daten: Durch intuitive Such- und Filterfunktionen finden Mitarbeiter die gewünschte Information schnell und einfach. Mit nur wenigen Klicks finden sie heraus, wann z. B. unprofitable Verträge auslaufen, und können diese fristgerecht kündigen. Darüber hinaus können Verträge mit den dazugehörigen Geschäftspartnern im System verknüpft werden – so werden Dopplungen vermieden.
Das Thema Datensicherheit hat bei Vertragsmanagern einen hohen Stellenwert. Dies betrifft nicht nur die Bereitstellung und Verwaltung der Daten im täglichen Arbeitsalltag, sondern auch die Archivierung. Verträge werden bei Bedarf im revisionssicheren Archiv oder einem separaten Archiv mit besonderen Sicherheitsmechanismen aufbewahrt. Eine Reaktivierung des Vertrags ist trotzdem jederzeit möglich.

Vorteile von Vertragsmanagement-Software auf einen Blick:

• Individuelle Anpassung an die Anforderungen eines Unternehmens
• Automatische Rechnungserstellung
• Einhaltung von Rechnungs- und Kündigungsfristen
• Übersichtliche Darstellung vertragsrelevanter Unterlagen
• Verknüpfung von Verträgen mit Daten der Geschäftspartner
• Sichere Archivierung von Verträgen
• Beachtung aktueller gesetzlicher Vorschriften

Fazit

Kleine Unternehmen profitieren von Vertragsmanagern immens, während diese Softwarelösungen für große Unternehmen mittlerweile nahezu Pflicht sind. Besonders Firmen, die sehr viele Verträge abschließen, müssen ihr Vertragsmanagement professionalisieren, um nicht den Überblick zu verlieren. Eine fehlende Übersicht kann schließlich dazu führen, dass sich bspw. mehrere Abteilungen mit demselben Anliegen beschäftigen – dies blockiert nicht nur unnötig personale Ressourcen, sondern kostet auch Geld. Mit den richtigen Werkzeugen kann jedes Unternehmen ein effektives Vertragsmanagement betreiben.