Warenwirtschaftssysteme – Sinnvoll oder Geldverschwendung?

04.11.2022

Moderne Handelsunternehmen müssen, um am Markt zu bestehen, flexibel agieren. Sie erfüllen dabei Aufgaben wie Einkauf, Lagerverwaltung sowie Vertrieb und sollen auf entsprechende Nachfragen in kürzester Zeit reagieren können. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, setzen viele Firmen inzwischen ein Warenwirtschaftssystem ein. Die Gründe für die Einführung bzw. den Einsatz eines solchen Systems sind vielfältig – entsprechend einer Umfrage unter Online-Händlern sind dies die häufigsten:

  • Einheitlicher Datenbestand im gesamten Unternehmen
  • Prozessautomatisierung bzw. Reduktion manueller Abläufe
  • Steigende Transparenz in den Prozessen
  • Effizientere Arbeitsabläufe
  • Aussagekräftiges Reporting an die Geschäftsführung

Doch jeder, der sich schon einmal mit Warenwirtschaftssysteme beschäftigt hat, hat auch schnell festgestellt, dass die Einführung und der Betrieb eines solchen Systems mit hohen Kosten verbunden sind. anyworks fragt sich daher: Ist ein Warenwirtschaftssystem sinnvoll oder nur Geldverschwendung?

Wodurch zeichnen sich Warenwirtschaftssysteme aus?

Ein Warenwirtschaftssystem wird überwiegend im Zusammenhang mit Software für Handelsunternehmen, genauer für ihre Logistik und Disposition, genutzt und bildet Warenströme in einem Unternehmensprozess ab. Diese Firmen konzentrieren sich also auf den Güteraustausch, ohne selbst Güter zu bearbeiten oder zu verarbeiten; vielmehr wird die Ware hierbei veredelt, umverpackt oder gepackt. Dabei ist solch ein System auf einer Datenbank aufgebaut, das sämtliche Stamm- und Bewegungsdaten verwaltet (darunter Kunden-, Lieferanten-, Waren- und Stücklisten). Dies hat den entscheidenden Vorteil, dass in sämtlichen Bereichen zu jeder Zeit aktuelle Daten abgerufen werden können. Daher ist es für viele Unternehmen mittlerweile eine Notwendigkeit geworden, ein solches Warenwirtschaftssystem zu betreiben.

Warenwirtschaftssysteme decken folgende Kernbereiche ab:

  • Verkauf: Aktionsplanung und -überwachung, Kunden- sowie Verkäuferdatenmanagement, Retouren
  • Einkauf: Bestellwesen, Disposition, Reklamation, Angebotsverwaltung
  • Lagerhaltung: Lagerbestandsführung, Lagerplatzverwaltung, Inventurmanagement
  • Wareneingangssystem: Anlieferung, Warenannahme und -kontrolle
  • Warenausgangssystem: Kommissionierung, Versandabwicklung, Auftragsbearbeitung

Darüber hinaus können weitere Bestandteile das Unternehmen unterstützen, abhängig vom jeweiligen Warenwirtschaftssystem:

  • Kassenschnittstellen
  • Provisionsabrechnung
  • Erstellung von Onlineshop-Katalogen
  • Zeiterfassung sowie -verwaltung
  • Finanzmanagement
  • Verwaltung von Verkaufsfilialen
  • Datenaustausch über Schnittstellen
  • Datenauswertungen

Was sind die Vor- und Nachteile von Warenwirtschaftssystemen?

Warenwirtschaftssysteme wie Sage ERP bieten viele Vorteile für Unternehmen, egal, um welche Firmengröße es sich dabei handelt. Gerade in der Handelsbranche ist Geschwindigkeit von immenser Bedeutung, denn die Nachfrage der Kunden kann sich jederzeit ändern – Händler müssen darauf schnell reagieren können. Warenwirtschaftssysteme geben in diesem Zusammenhang einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen und sparen viel Zeit bei der Auftrags-abwicklung. Diese gewonnene Transparenz der Prozesse kann vor allem die Kernbereiche um Einkauf, Lager und Vertrieb optimieren.
So können Unternehmen mit dem richtigen Warenwirtschaftssystem immer den aktuellen Lagerbestand im Blick behalten und eine Bestandsoptimierung ermöglichen, egal ob das System an einen Onlineshop oder eine Kasse angeschlossen ist. Viele Systeme können auch mehrere Lager verwalten und so eine individuelle bzw. unternehmensweite Lagerhaltung optimieren. Lagerkosten können damit gespart und unnötige Bestellungen vermieden werden.
Mithilfe von Auswertungen können nicht nur die letzten Monate, sondern auch die letzten Jahre analysiert werden. Ein Unternehmen kann auf Basis einer Warenbestandsanalyse Ladenhüter oder zu schnell ausverkaufte Artikel (vor allem innerhalb des Saisongeschäfts) vermeiden. Es zeigt sich also, dass Warenwirtschaftssysteme durch umfassende Auswertungen in vielen Bereichen Prozesse optimieren und Kosten sparen können, im Idealfall können sogar alle Unternehmensprozesse abgedeckt und in einem System abgebildet werden.


Die Einführung bzw. Nutzung eines umfassenden Warenwirtschaftssystems kann einem Unternehmen auch Nachteile bringen. Dabei gilt: Je mehr Funktionen das System hat bzw. je umfangreicher es ist, desto höhere Kosten fallen dafür an. Soll die Software zudem optimal eingesetzt und genutzt werden, reichen Standardlösungen in den meisten Fällen nicht aus, das heißt, es sind auf das Unternehmen zugeschnittene Anpassungen notwendig, die wiederum Kosten verursachen. Zudem können Wartungs-, EDV-, Administrations- oder sogar Hardwarekosten anfallen. Das Personal benötigt darüber hinaus entsprechende EDV-Kenntnisse, um das System nutzen zu können.

Vor- und Nachteile auf einen Blick:

Vorteile
Nachteile
Höchstmögliche Transparenz über das Unternehmen durch Kennzahlen- und EchtzeitauswertungenHohe Kosten in der Implementierung, Wartung sowie Anpassung
Zeitersparnis durch Automatisierung vieler ArbeitsabläufeEinsatz von geschultem bzw. qualifiziertem Personal notwendig
Einfache Pflege aller Daten in ein System
Optimierung von Lagerbestand und Einkauf
Zeitsparende Lagerhaltung
Verwaltung aller Betriebskanäle in einem System
Lagerverwaltung mehrerer Lager
Entdecken von Optimierungspotenzialen
Sortimentsoptimierung aufgrund umfangreicher Auswertungen

Auch wenn der Kostenfaktor in einem Unternehmen niemals vernachlässigt werden sollte, zeigt allein die Anzahl der Vorteile gegenüber den Nachteilen, dass ein Warenwirtschaftssystem wie BuchhaltungsButler Selbstbucher den wirtschaftlichen Erfolg durchaus beeinflussen kann. anyworks empfiehlt daher jedem Handelsunternehmen den Einsatz eines solchen Systems.

Wie wählst du das richtige Warenwirtschaftssystem aus?

Du kannst von einem Warenwirtschaftssystem deutlich profitieren, wenn die Prozesse gut eingegliedert wurden und die Daten in dem System aktuell und vollständig sind. Dabei ist besonders wichtig, dass das System zum Unternehmen passt: Ein großes Handelsunternehmen bspw. benötigt ein Warenwirtschaftssystem, dass viele Daten verarbeiten kann und komplexe Funktionen umfasst. Für kleinere Unternehmen ist dies in den meisten Fällen nicht notwendig und sie konzentrieren sich überwiegend auf die oben genannten Kernbereiche.

Ein maßgeschneidertes Warenwirtschaftssystem kann also ein Erfolgsfaktor für dein Unternehmen sein. Es spart Geld, Zeit und Aufwand. Dabei sind die Anforderungen und Vorstellungen der Nutzer an ein solches System sehr unterschiedlich. Welches Warenwirtschaftssystem schließlich für dich das richtige ist, hängt unter anderem von folgenden Kriterien ab:

  • Branche
  • Geschäftsbereich (B2B, B2C usw.)
  • Budget
  • Anzahl der Benutzer
  • Unternehmensprozesse
  • Gewünschter Funktionsumfang

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