Effektives Zeitmanagement – So optimierst du deinen Arbeitstag

20.01.2023

„Zeit ist Geld!“ Diesen Ausspruch kennt wohl jeder Arbeitgeber und -nehmer. Dabei wird die Zeit in unseren Vorstellungen häufig mit Stress assoziiert. Sie ist immerzu präsent und bestimmt unseren Alltag.
Im Berufsalltag streben wir danach, die Zeit zu optimieren. Doch besonders hier gibt es Störfaktoren, die konzentriertes und kreatives Arbeiten beeinflussen – seien es terminierte Meetings, Gespräche mit Kollegen oder auch Benachrichtigungen und Anrufe. Diese Dynamik und das Gefühl, ständig erreichbar sein zu müssen, ist nicht nur ein Eindruck – mehrere Umfragen unterstützen diese Annahme: So arbeiten 80 % aller Beschäftigten während ihrer Arbeitszeit durchgängig mit aktiven Kommunikations-Apps wie Outlook oder Slack.
Um den Überblick zu behalten, nutzen Mitarbeiter vornehmlich einfache To-do-Listen, denen es jedoch oft an Übersichtlichkeit oder einer Priorisierung fehlt. So werden zwar Dinge abgearbeitet und das Abhaken bzw. Durchstreichen einer Aufgabe findet durchaus seine Befriedigung, doch es ist oftmals nicht ersichtlich, ob diese Aufgabe tatsächlich von der richtigen Person bearbeitet oder sie in einer angemessenen Form erledigt wurde. Bei ungenügender Zeiteinteilung können sich diese Faktoren bei notwendigen Korrekturen oder Nacharbeiten zu wahren Zeitdieben entwickeln.
anyworks betrachtet das Zeitmanagement näher und gibt einen Einblick, welche Methoden dazu genutzt werden können und welche Maßnahmen jeder Mitarbeiter sofort umsetzen kann.

Was ist effektives Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist ein Bereich des Selbstmanagements im Berufsalltag und liegt allein in der Verantwortung eines jeden Mitarbeiters. Es ist somit eine Eigenschaft, die von der Geschäftsleitung nicht vorgegeben werden kann. Durch den Einsatz verschiedener Methoden und Maßnahmen kann der Beschäftigte seine zur Verfügung stehende Zeit optimal einteilen, planen und organisieren. Zeitmanagement dient demnach dazu, die eigene Zeit innerhalb des Selbstmanagements effizient zu nutzen.
Oberstes Ziel des Zeitmanagements ist die Produktivitätssteigerung im Berufsalltag durch die gezielte Zeitplanung des Mitarbeiters. Daneben gilt es, mögliche Störfaktoren und Zeitdiebe zu erkennen und zu beseitigen.
Effektives Zeitmanagement hat folgende Vorteile:

• Steigerung der individuellen Leistungsfähigkeit, Konzentrationsfähigkeit und Produktivität auf der Arbeit
• Optimierung der Arbeitsweise und somit der Arbeitsqualität
• Reduzierung von Stress, Zeitnot und Druck im Alltag
• Unterstützung beim Erreichen der beruflichen Ziele
• Förderung einer gesunden Life-Work-Balance
• Unterstützung bei der Priorisierung von Aufgaben

Mit welchen Methoden kannst du dein Zeitmanagement optimieren?

Eins kann an dieser Stelle vorweggenommen werden: Es gibt nicht das perfekte System für jeden. Vielmehr gibt es Methoden, mit dem du dein perfektes System gestalten kannst. Dabei ist es eine der einfachsten Möglichkeiten, Zeitmanagement-Methoden in deinen Berufsalltag einzubauen. Diese helfen dir dabei, deine Arbeit zu strukturieren, Zeitlimits zu setzen, den Tag bewusster zu gestalten und so deine Produktivität zu erhöhen. Grundvoraussetzung für alle Methoden ist es, zu wissen, welche Aufgaben anfallen und erledigt werden müssen. anyworks stellt dir sechs unterschiedliche Methoden kurz vor:

• ALPEN-Methode: Mithilfe folgender Analyse- und Entscheidungsschritte hebst du Priorisierungen deiner To-do-Liste hervor: Aufgaben definieren (Übersicht über alle To-dos) – Länge abschätzen (und notieren) – Puffer einplanen (40 % für Unerwartetes und soziale Interaktionen freihalten) – Entscheidungen treffen (Reihenfolge bzw. Prioritäten setzen) – Nachkontrolle (zum Feierabend prüfen, ob die Planung eingehalten wurde)
• Pareto-Prinzip (auch 80/20-Regel): Mit 20 % deiner Zeit erzielst du 80 % deiner Arbeitsergebnisse. Diese Strategie empfiehlt, schnell zu erledigende Aufgaben zu identifizieren und zuerst zu bewältigen, um weniger belastet, aber motivierter und konzentrierter den Rest abarbeiten zu können.
• Eisenhower-Matrix: Um Priorisierungen festzustellen, werden alle Aufgaben in vier Kategorien unterteilt und entsprechend ihrer Wichtigkeit eingeordnet und gegebenenfalls bearbeitet: wichtig und dringend – nicht dringend, aber wichtig – nicht wichtig, aber dringend (kann an andere Mitarbeiter delegiert werden) – weder dringend noch wichtig (können vorerst unbearbeitet bleiben).

• Eat the Frog: Diese Methode empfiehlt, die unangenehmste Tagesaufgabe zuerst zu erledigen – getreu dem Motto: das Schlimmste zuerst.
• Pomodoro-Technik: Die natürlichen Konzentrationsphasen des Menschen sollen optimal genutzt werden, daher sollen regelmäßige Pausen, die individuell angepasst werden können, eingehalten werden. Diese sind gut für die intrinsische Motivation sowie mentale Leistungsfähigkeit und steigern die Leistungsfähigkeit.
• Kanban-Methode: Diese Technik eignet sich besonders in der Produktion. Dabei werden alle Aufgaben in folgende Kategorien eingeteilt: zu erledigen – in Arbeit – erledigt. So behältst du den Überblick über den gesamten Prozess.

Welche Sofortmaßnahmen steigern deine Arbeitsproduktivität?

Die beschriebenen Methoden sind die Grundlage für die Optimierung der eigenen Arbeitsstruktur und bedürfen zum Teil etwas Umsetzungszeit. In Zeiten der Digitalisierung findest du in Software-Produkten wie Conceptboard oder Topix Enterprise hilfreiche Anwendungen, die dir bei der Planung und Organisation viel Zeit abnehmen. Die Nutzung solcher Task Management- oder Projektmanagement-Lösungen ist daher für jedes Unternehmen zu empfehlen. Daneben gibt es Tipps und Tricks, die du sofort anwenden kannst und dir konzentrierteres Arbeiten ermöglichen:

• Planung ist das A und O: Verbringe die letzten fünf Minuten deines Arbeitstages damit, den kommenden Tag zu planen – so bist du gut vorbereitet und startest stressfrei und mit Überblick in einen neuen Arbeitstag.
• Nein sagen oder Aufgaben delegieren: Das Einschätzen der Prioritäten ist von immenser Bedeutung. Trau dich auch mal, für dich weniger wichtige Aufgaben abzulehnen und sie an einen Kollegen zu delegieren.
• Benachrichtigungen stummschalten: Benachrichtigungen diverser Anwendungen lenken uns immer wieder ab und stören die Konzentration. Daher empfehlen wir, diese Benachrichtigungen auch mal stumm zu schalten oder auf „Bitte nicht stören“ bzw. „Beschäftigt“ zu stellen. So wissen auch deine Kollegen, dass du gerade in deine Arbeit vertieft bist und dich später zurückmeldest.
• Pausen machen: Das Gehirn braucht Pufferzeiten, um sich auszuruhen und zu regenerieren. Daher sind regelmäßige Pausen besonders wichtig für das Erledigen wichtiger Aufgaben (siehe dazu Pomodoro-Technik).
• Wartezeiten nutzen: Wartest du auf eine Rückmeldung oder Umsetzung einer Aufgabe, kannst du die Zeit nutzen und Telefonate führen oder E-Mails schreiben.
• Ähnliche Aufgaben zusammenfassen: Bei der Erledigung ähnlicher Aufgaben bzw. die Nutzung einer Anwendung (im Gegenteil zum ständigen Wechsel verschiedener Anwendungen) muss dein Gehirn sich nicht ständig neu einstellen und umdenken. Dies vermeidet eine sinkende Produktivität und eine starke Erschöpfung am Ende des Arbeitstages.
• Kein Multitasking: Die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Aufgaben ist nicht nur anstrengender, sondern auch deutlich ermüdender, als sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Versuche in den sogenannten Flow-Zustand zu kommen, also in einen derart fokussierten Zustand, dass du das Gefühl hast, „in einem Arbeitsfluss“ zu sein. So bist du in der Lage, Aufgaben effizienter zu erledigen, da du dich nur auf eine Aufgabe konzentrierst.

Fazit

Zeitmanagement bringt nicht nur die gewünschte Effizienz oder die entsprechenden Erfolge, sondern ist bei den Mitarbeitern der Schlüssel zur Senkung des Stresslevels und gewährt eine ausgewogene Work-Life-Balance. Besonders in einem Team oder im Unternehmen selbst kann Zeit- bzw. Selbstmanagement anders gelebt werden.