Erfolg oder Scheitern – So führst du ein ERP-System trotz Rückschlägen erfolgreich ein

14.10.2022

Die Nachfrage nach Implementierungen von ERP-Systemen steigt dank der technischen Entwicklungen und Anpassungsmöglichkeiten in großen Unternehmen stetig an (mehr dazu in unserem letzten Beitrag). Dabei handelt es sich teilweise um ERP-Projekte von enormem Umfang und hohen Investitionskosten. Sämtliche Arbeitsprozesse und gewohnte Arbeitsweisen werden neu gedacht – für jeden Mitarbeiter und die Unternehmensleitung stellt dies eine immense Herausforderung dar.

Firmen wie die Otto-Gruppe, Lidl und die Deutsche Bank waren in den letzten Jahren in den Schlagzeilen, weil sie mit ihren ERP-Projekten nicht nur zum Teil Beträge in dreistelliger Millionenhöhe ausgegeben haben, sondern das Projekt am Ende sogar aufgeben mussten. anyworks fragt daher: Wodurch verläuft ein ERP-Projekt erfolgreich? Wie kann ein Projekt bei den ersten Rückschlägen noch gerettet werden?

Erfolgsfaktoren

ERP-Systeme wie Topix Enterprise analysieren Prozesse und helfen dem gesamten Unternehmen, um wirtschaftlich erfolgreicher zu werden. Eine Einführung eines solchen Systems ist daher in der heutigen Zeit von großer Bedeutung. Diese Aufgabe, die von den Projektmitarbeitern und dem IT-Dienstleister des Anbieters bewältigt werden muss, ist überaus komplex. Neben Zeit und Geld, das genügend zur Verfügung stehen sollte, haben sich aus bereits durchgeführten ERP-Implementierungen Faktoren herausgebildet, die über den Erfolg oder das Scheitern entscheiden können:

• Engagierte Geschäftsführung verdeutlicht Bedeutsamkeit des Vorhabens.
• Definition von Projektumfang und Zielen aller Beteiligten vor dem Projektstart
• Genügend Kapazitäten für die Projektmitarbeiter (fern des Alltagsgeschäfts)
• Abteilungsübergreifende Sicht und Denkweise
• Kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen den Projektmitarbeitern (im Idealfall kein Wechsel der Projektmitarbeiter)
• Einplanung von ausreichend Zeit zur Datenübertragung vom alten ins neue System
• Ausführliche Schulungen zum neuen ERP-System durch das Softwareunternehmen
• Systematische Tests (realistische und geschäftsgängige Geschäftsszenarien) durch die Anwender
• Umfangreiche Übergabe des Systems an den Anwender
• Fördern des Zusammenhalts des Projektteams

Erste Hinweise des Scheiterns

Parallel zu den Erfolgsfaktoren gibt es auch erste Warnsignale, wenn das ERP-Projekt zu scheitern droht. Dabei gilt: Je eher diese wahrgenommen werden und ihnen gegengesteuert wird, desto wahrscheinlicher kann das ERP-Projekt bezüglich Effektivität und Umsetzungszeit wieder auf Kurs gebracht werden. In diesem Zusammenhang ist es unerlässlich, kritische Punkte nicht nur auf Unternehmensseite im Auge zu behalten, sondern auch auf der Seite des Softwareanbieters. Frühe Warnsignale sind bspw.:

• Wiederkehrende Diskussionen über den Projektumfang und die -ziele innerhalb des Projektteams
• Dauerversprechen zur Verbesserung ohne Resultate
• Abwesenheit von wichtigen Stakeholdern bei Terminen
• Inanspruchnahme von geplanten Projektpuffern zu Beginn des Projekts
• Heftige Diskussionen beim Thematisieren des Projekts auch abseits von diesbezüglichen Terminen
• Unerledigte und fast vollendete Aufgaben, die keinen Abschluss finden
• Dauerhafte Missstimmung zwischen Anbieter und Kunde aufgrund von bspw. nicht abgesprochenen Kosten, Antipathie, gegenseitiger Schuldzuweisung oder Vertrauensbruch

Vom drohenden Scheitern zum Erfolg

Wie bereits erwähnt wurde, ist es vor allem zu Beginn des ERP-Projektes wichtig, auf erste Warnsignale des Scheiterns zu achten – der häufigste Fehler bei diesen Rettungsaktionen ist es, zu lange zu warten, bevor gegengesteuert wird. Daher lautet unsere Empfehlung: Reagiere lieber zu früh als zu spät.

Doch was musst du unternehmen, um ein ERP-Projekt vor dem drohenden Aus zu retten? Wir geben dir Vorschläge für Gegenmaßnahmen. Du wirst feststellen, dass die Gründe nicht immer einzeln auftreten, sondern sich teilweise aufeinander beziehen.

Fazit

Die Einführung eines ERP-Systems wie Sage ERP stellt ein umfassendes Projekt dar, in dem viele Faktoren den ausschlaggebenden Erfolg geben. Eine gute Vorbereitung bildet dabei die Grundlage – bereits hier wird u. a. entschieden, mit welchem Anbieter zusammengearbeitet werden soll. Eine erste Übersicht über Anbieter von ERP-Systemen gewähren wir dir in unserem Produktfinder.

Im Anschluss ist eine gute Zusammenarbeit intern sowie extern von Bedeutung: Berater und Projektverantwortliche arbeiten hier schließlich Hand in Hand. Auch wenn es zu Verzögerungen und Rückschlägen kommt, bedeutet dies oftmals nicht das komplette Scheitern der Implementierung. Es liegt jedoch an den Projektverantwortlichen, Warnsignale diesbezüglich zu erkennen und diesen gegenzusteuern. Dann steht einer erfolgreichen Einführung nichts mehr im Wege und kann zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens beitragen.