Arbeitszeiterfassung – Das musst du aktuell beachten

30.09.2022

Dieses Urteil hat bei Unternehmen, Beschäftigten und Politikern für viel Gesprächsstoff gesorgt: In Deutschland besteht eine Pflicht zur systematischen Erfassung der gesamten Arbeitszeit (Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022). Maßgabe dafür war das sogenannte Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (kurz: EuGH) vom 14.05.2019; demnach müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten in einem verlässlichen, objektiven und zugänglichen System vollständig erfassen. Dies dient klar dem Schutz der Arbeitnehmer, besonders im Hinblick auf ihre physische und psychische Gesundheit.
Aufzeichnungen zur Arbeitszeit sind aktuell (noch) nicht an eine feste, vom Gesetz vorgegebene Form gebunden – dies könnte sich jedoch schnell ändern, sobald die EuGH-Entscheidung vom 14.05.2019 auch im deutschen Arbeitsschutzgesetz verankert und damit wirksam wird. Fakt ist, dass mit diesen Urteilen die Grundlagen zur Arbeitszeiterfassung bereits gelegt sind. Die Gerichte haben die Politik in dieser Hinsicht also überholt.

Welche Folgen hat das Grundsatzurteil für Unternehmen?

Bislang mussten entsprechend des 1994 erlassenen Arbeitszeitgesetzes nur Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit dokumentiert werden, nicht aber die gesamte Arbeitszeit. Davon ausgenommen sind einige Branchen und Berufe, beispielsweise der öffentliche kirchliche Dienst, Schiffsbesatzungen, leitende Angestellte und Geschäftsführer. Für folgende Branchen und Jobs ist die Arbeitszeiterfassung für den Arbeitgeber jetzt schon Pflicht:

• Baugewerbe
• Gaststätten und Herbergen
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditionen-, Transport- und Logistikunternehmen
• Forstwirtschaft
• Gebäudereinigung
• Messebau
• Fleischwirtschaft
• Paket- und Zeitungszustellung
• Minijobber

Gewerkschaften und Arbeitsrechtler haben schon mehrfach betont, dass für die korrekte Erfassung von Überstunden zwangsläufig das Festhalten von Beginn und Ende der regulären Arbeitszeit notwendig ist und das Gesetz entsprechend geändert werden müsse. Die deutschen Politiker müssen nun also das Arbeitszeitgesetz anpassen, um dem Urteil des EuGH Folge zu leisten. Daher empfehlen Arbeitsrechtler bereits jetzt Unternehmen, die aktuell keine Arbeitszeiterfassung bei ihren Mitarbeitern durchführen, schnell Lösungen zu finden. Eine Übergangsfrist werde es dafür wahrscheinlich nicht geben.

Umsetzungsvorschläge der Arbeitszeiterfassung

Du kannst die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter auf verschiedene Weisen erfassen. Welches System für dich und dein Unternehmen geeignet ist, hängt von mehreren Faktoren wie Unternehmensgröße, Digitalisierungsgrad, Branche und Arbeitszeitmodell ab:

• Stationäres System: Die Mitarbeiter melden sich an Terminals in den Räumlichkeiten des Unternehmens mittels Karte, Chip, Smartphone oder per Fingerabdruck an und ab.
• Stempeluhr: Die klassische Stempeluhr ist noch denkbar, in Zeiten digitaler Datenverarbeitung aber nicht mehr wirklich zukunftsfähig.
• Niederschrift: Per Hand werden von den Beschäftigten oder Empfangsmitarbeitern Arbeitsbeginn und -ende sowie die Pausenzeiten festgehalten.
• Excel-Tabelle: Gerade kleinere Unternehmen nutzen diese Variante. Nachteile dieser Lösung sind vor allem die Anfälligkeit durch menschliche Fehler bei der Dateneingabe, die mangelnden Kontrollmöglichkeiten sowie die potenziell sehr einfache Manipulierbarkeit für beide Seiten.
• Software für Desktop oder Smartphone: Immer mehr Zeiterfassungs-Programme wie Crewmeister Zeiterfassung bieten die automatische Arbeitszeiterfassung an. Dabei muss der Benutzer sich mit nur einem Klick an- und abmelden oder die Software läuft im Hintergrund und registriert den Arbeitsbeginn und das -ende automatisch.

Bei den hier aufgezeigten digitalen Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung müssen der Datenschutz und dessen strikte Einhaltung unbedingt beachtet werden, da es sich um personenbezogene Daten handelt, die besonders schützenswert sind. Neben dem Arbeitszeitgesetz greift hier eine weitere europäische Regelung: die Datenschutzgrundverordnung (kurz: DSGVO). Darüber hinaus sollen Missbrauch oder die unerlaubte Weitergabe durch folgende Kontrollprinzipien verhindert werden:

• Systeme zur Zeiterfassung sollen nicht von Unbefugten genutzt werden können (Zugangskontrolle).
• Lesen, Kopieren oder Entfernen von Daten bei der Übertragung müssen verhindert werden (Weitergabekontrolle).
• Veränderung von Daten muss nachvollziehbar sein (Eingabekontrolle).
• Daten müssen vor Verlust oder Zerstörung geschützt werden (Verfügbarkeitskontrolle).
• Daten zur Arbeitszeiterfassung müssen getrennt von anderen Daten verarbeitet werden und dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden (Verarbeitungskontrolle).

Vor- und Nachteile der Arbeitszeiterfassung

Viele Unternehmen und Beschäftigte setzen sich derzeit das erste Mal mit dem Thema Arbeitszeiterfassung auseinander. Wir fassen für dich zusammen, welche Vor- und Nachteile sich dabei für Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer ergeben.

Aus Sicht der Arbeitgeber:

Aus Sicht der Arbeitnehmer:

Fazit: Die Arbeitszeiterfassung wird für Unternehmen verpflichtend und soll für Arbeitnehmer und -geber transparent sein – ganz gleich, welche Systeme zum Einsatz kommen. Eine HR-Software mit integrierter Zeiterfassung (bspw. Sage HR Suite) sorgt für absolute Sicherheit, wenn sie mit einem sauber definierten Rechtekonzept und individuell zu vergebenden Zugriffsrechten ausgestattet ist.