Krankschreibung 2.0 – Das musst du zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wissen

13.01.2023

Die Krankschreibung bekommt ein Upgrade und wird digital. Zum 01.01.2023 wurde der „gelbe Schein“, also die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz: AU), bei gesetzlich Krankenversicherten abgeschafft und durch die digitale Lösung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz: eAU) ersetzt. Grundlage dafür bildet das Bürokratieeentlastungsgesetz III aus dem Jahr 2019, aus dem zwei Ziele hervorgingen: der Abbau der Verwaltungsbürokratie und nachhaltiges Handeln. Dies ist besonders in dem Zusammenhang sinnvoll, wenn man bedenkt, dass ca. 77 Millionen Krankschreibungen jährlich ausgestellt werden. Diese Maßnahme reduziert demzufolge nicht nur den immensen Bürokratieaufwand im Gesundheitswesen, sondern auch in den jeweiligen Unternehmen.
Doch wie genau soll dieser Schritt umgesetzt werden? anyworks fasst in diesem Beitrag alle wichtigen Informationen zusammen, die du aktuell im Zusammenhang mit der elektronischen Krankschreibung wissen und beachten musst.

Wie funktioniert die elektronische Krankschreibung?

Grundsätzlich läuft die digitale Krankmeldung in diesen vier Schritten ab:

1. Der erkrankte Arbeitnehmer wird ärztlich untersucht und eine Arbeitsunfähigkeit wird seitens des Mediziners festgestellt.
2. Die Arztpraxis meldet die Arbeitsunfähigkeit der Krankenkasse des Arbeitnehmers elektronisch innerhalb einer verschlüsselten Übertragung (hochabgesicherte Telematik-Infrastruktur). Der erkrankte Arbeitnehmer erhält vom Arzt die AU in Papierform als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel. Laut Gesetzgeber soll hier an dieser Form vorerst festgehalten werden, um insbesondere in technischen Störfällen (fehlerhafte eAU-Meldung) einen Nachweis zur Entgeltfortzahlung zu haben. Dies gilt so lange, bis ein geeignetes elektronisches Äquivalent mit ebenso hohem Beweiswert existiert.
3. Der erkrankte Arbeitnehmer informiert seinen Arbeitgeber bzw. die Personal-/HR-Abteilung über die Erkrankung und die damit verbundene Arbeitsunfähigkeit unter Angabe der voraussichtlichen Dauer (Stichwort: Meldepflicht, entsprechend § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz, kurz: EFZG).
4. Der Personal-/HR-Mitarbeiter ruft digital folgende Datensätze der eAU aktiv bei der zuständigen Krankenkasse ab: Name des Arbeitnehmers, Beginn/Ende der Arbeitsunfähigkeit, Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit, Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und ob gegebenenfalls Anhaltspunkte vorliegen, die im Zusammenhang mit einem (Arbeits-)Unfall oder den Folgen eines (Arbeits-)Unfalls stehen.

Das heißt also, dass der Arbeitnehmer seit dem 01.01.2023 nicht mehr verpflichtet ist, dem Unternehmen eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen. Mit vollständiger Umsetzung des eAU-Verfahrens entfällt diese Vorlagepflicht.

Für wen gilt das eAU-Verfahren?

Prinzipiell gilt die digitale Krankschreibung für alle gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer, darunter, und das ist neu, auch für Beschäftigte auf Minijob-Basis.
Für privatversicherte Arbeitnehmer, Beihilfeberechtigte und Minijobber in Privathaushalten ändert sich erstmal nichts und die Personalabteilungen müssen die AU weiterhin auf Papier entgegennehmen und weiterverarbeiten. Dies gilt auch für Bescheinigungen kranker Kinder der Beschäftigten.
Darüber hinaus sind folgende Mediziner vom eAU-Verfahren ausgenommen:

• Privatärzte
• Ärzte im Ausland
• Physiotherapeuten
• Psychotherapeuten

Hinweis: Legt der Arbeitnehmer bei einer fehlerhaften eAU-Meldung als Nachweis seinen Krankenschein beim Arbeitgeber vor, muss er vorher die sich darauf befindliche Diagnose schwärzen. Anderenfalls gerät das Unternehmen in Konflikt mit dem Datenschutz.

Unterscheidung des Vorgehens bei AU und eAU:

Wie kann das Verfahren zur elektronischen Krankschreibung digital umgesetzt werden?

Das digitale Krankmelde-Verfahren soll Unternehmen bzw. die HR-Abteilung in der Verwaltungsarbeit entlasten. Im ersten Schritt wurden die HR-Prozesse bereits intern betrachtet und entsprechend bewertet. Ganzheitliche HR-Software wie Sage HR oder Zeiterfassungs-Software wie Crewmeister Zeiterfassung konnten hierbei im Vorfeld deutlich unterstützen und die Digitalisierung in diesem Segment vorantreiben. Arbeitnehmer können so ohne großen Aufwand ihre Krankenscheine in der App hochladen und HR-Mitarbeiter diese digital abrufen sowie Reportings zur Auswertung von Krankenständen erstellen.
Das eAU-Verfahren geht noch einen Schritt weiter, doch ist dafür eine passende IT-Infrastruktur notwendig. Darüber hinaus sind strenge Datenschutzbestimmungen beim Datenabruf zu beachten. Entsprechende Informationen zu den Fehlzeiten müssen zudem digital in die Lohn- und Entgeltabrechnung einfließen. Das heißt also, dass die HR-Abteilung technisch gesehen dafür sorgen muss, dass erforderliche Schnittstellen entweder entwickelt oder erweitert werden müssen, um die Arbeitsunfähigkeit digital erfassen zu können.
Darüber hinaus empfiehlt es sich bei dieser technischen und prozessualen Umstellung, die Neuerungen rechtzeitig an die Mitarbeiter zu kommunizieren und gegebenenfalls auf mögliche auftretende Probleme vor allem in der Anfangsphase vorzubereiten. Dies kann sowohl den eigentlichen Prozess, also die Umsetzung, als auch die technische Seite betreffen. Gegebenenfalls müssen zudem die Verträge angepasst werden, sofern die Krankmeldung detailliert niedergeschrieben ist und durch das neue Verfahren nunmehr als veraltet gilt.