Software auf dem Prüfstand – So kannst du deine IT-Kosten reduzieren

09.06.2023

In Anbetracht der aktuellen wirtschaftlichen Schwierigkeiten einiger Unternehmen ist es umso wichtiger, in Zeiten der Inflation zu lernen, wie man mit weniger mehr erreichen kann. Zudem wachsen die IT-Ausgaben exponentiell an, und es gestaltet sich zunehmend schwierig, die Kosten strategisch zu senken.
Laut einem Bericht von Gartner aus dem Jahr 2022 sind die Gerätekosten seit Anfang 2021 um 20 % gestiegen, und es wird erwartet, dass die Ausgaben der Endnutzer für öffentliche Cloud-Dienste bis 2023 um 20,7 % zunehmen. Allerdings ist es entscheidend, dass Kosteneinsparungen nicht auf Kosten der digitalen Erfahrung und Nutzung der Mitarbeiter erfolgen. Dies würde die Produktivität beeinträchtigen und die erzielten Einsparungen wieder zunichtemachen.
Doch wie können Unternehmen ihre IT-Kosten senken, ohne die Qualität und Effizienz ihrer Geschäftsprozesse zu beeinträchtigen? Die Antwort liegt in der intelligenten Nutzung von Softwarelösungen. anyworks betrachtet verschiedene Ansätze und Strategien, wie Unternehmen mithilfe von Software ihre IT-Kosten optimieren können.

Konsolidierung der IT-Infrastruktur

Eine ineffiziente IT-Infrastruktur kann zu hohen Kosten führen. Durch Konsolidierung, Virtualisierung und Cloud-basierte bzw. SaaS-Lösungen können Unternehmen ihre Hardware-Anforderungen reduzieren und dadurch erhebliche Einsparungen erzielen. Durch die Konsolidierung von Servern, Netzwerkkomponenten und Speichersystemen kann die Auslastung verbessert und Überkapazitäten können vermieden werden.

Automatisierung von Geschäftsprozessen

Moderne Softwarelösungen wie desk4 Ultimate ermöglichen die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen. Durch die Implementierung von Workflow-Management-Systemen, Robotic Process Automation (RPA) und anderen Automatisierungstools können Unternehmen die Effizienz steigern und Personalkosten reduzieren. Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, während Routineaufgaben automatisch erledigt werden.

Lizenzmanagement & Softwareoptimierung

Unternehmen sollten ihr Lizenzmanagement verbessern und ungenutzte Softwarelösungen bzw. -segmente aussortieren, um unnötige Kosten zu vermeiden. Durch die Überwachung von Softwarelizenzen und die Nutzung von Lizenzmanagement-Tools können Unternehmen feststellen, welche Lizenzen tatsächlich benötigt werden und welche überflüssig sind. Aktuelle Statistiken zeigen, dass viele Unternehmen ca. ein Drittel ihrer erworbenen Lizenzen nicht nutzen. Eine effektive Softwareoptimierung kann zu erheblichen Einsparungen führen, indem unnötige Ausgaben für teure Lizenzen reduziert werden.

Cloud Computing & Software-as-a-Service (SaaS)

Die Migration von lokalen Infrastrukturen in die Cloud, besonders durch die Nutzung von Cloud-Diensten und SaaS-Anwendungen, reduziert die Hardware- und Wartungskosten von Unternehmen. Die Cloud bietet auch Flexibilität und Skalierbarkeit, da Ressourcen bedarfsgerecht genutzt werden können. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass die Cloud-Dienste den Sicherheits- und Compliance-Anforderungen entsprechen.

IT-Sicherheit & Datenschutz

Unzureichende IT-Sicherheit kann zu kostspieligen Datenverlusten und -kompromittierungen führen. Investitionen in leistungsfähige Cyber Security-Tools sind daher unerlässlich. Durch den Einsatz von Firewall-Systemen, Antivirensoftware, Intrusion Detection und Prevention Systems (IDS/IPS) und anderen Sicherheitstools können Unternehmen Risiken minimieren und potenzielle finanzielle Verluste vermeiden.

Outsourcing & Managed Services

Die Auslagerung von IT-Aufgaben an externe Dienstleister kann Kosten senken. Durch die Nutzung von Managed Services können Unternehmen ihre IT-Abteilungen entlasten und gleichzeitig Zugang zu Fachwissen und Ressourcen erhalten, ohne die Kosten für die Einstellung und Schulung zusätzlicher Mitarbeiter tragen zu müssen. Outsourcing-Partner können verschiedene Aufgaben wie Netzwerkmanagement, Serververwaltung, Datensicherung und Support übernehmen. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Kostenstruktur flexibler zu gestalten und sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Monitoring & Analyse der IT-Systeme

Durch den Einsatz von Monitoring- und Analysetools können Unternehmen die Leistung und Auslastung ihrer IT-Systeme im Auge behalten. Durch eine proaktive Überwachung können potenzielle Engpässe und Performance-Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden. Dies hilft, Ausfallzeiten zu reduzieren und die Effizienz der IT-Infrastruktur zu verbessern.

Schulung & Weiterbildung der Mitarbeiter

Eine gut geschulte und kompetente Belegschaft ist entscheidend für den effizienten Einsatz von Softwarelösungen. Unternehmen sollten in Schulungen und Weiterbildungen investieren, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter über das erforderliche Know-how bezüglich der optimalen Softwarenutzung verfügen. Dadurch können Prozesse effizienter gestaltet und mögliche Fehlerquellen reduziert werden. In diesem Zusammenhang machen moderne E-Learning- und LMS-Tools wie reteach Schulungen kinderleicht und bieten zahlreiche Vorteile.

Vergleich von Softwarelösungen

Der regelmäßige Vergleich von Softwarelösungen kann dazu führen, dass Unternehmen nicht nur günstigere Preise, sondern auch bessere Konditionen oder zusätzliche Leistungen zu ihrem Vorteil erzielen können. Es lohnt sich besonders, alternative Softwareanbieter zu prüfen, um die besten Optionen zu erhalten.
Bei uns findest du für zahlreiche Unternehmens- und Aufgabenbereiche eine große Auswahl an Softwarelösungen. Mithilfe unseres kostenlosen und unverbindlichen Produktfinders findest du mit nur wenigen Klicks die geeignete Software für dich bzw. dein Unternehmen.

Regelmäßige Überprüfung & Optimierung

Die Optimierung der IT-Kosten ist ein fortlaufender Prozess. Unternehmen sollten regelmäßig ihre IT-Infrastruktur, Softwarelizenzen und Prozesse überprüfen, um Potenziale zur Kostensenkung zu identifizieren. Durch kontinuierliche Optimierung und Anpassung an sich ändernde Anforderungen können Unternehmen ihre IT-Kosten langfristig reduzieren und gleichzeitig die Effizienz steigern.

Fazit

Durch den intelligenten Einsatz von Softwarelösungen können Unternehmen ihre IT-Kosten erheblich senken, ohne dabei an Qualität und Effizienz einzubüßen. Von der Konsolidierung der IT-Infrastruktur über die Automatisierung von Geschäftsprozessen bis hin zur Nutzung von Cloud-Diensten und der Optimierung von Softwarelizenzen gibt es verschiedene Strategien, die Unternehmen umsetzen können. Eine ganzheitliche Herangehensweise, die eine regelmäßige Überprüfung und Optimierung beinhaltet, ist entscheidend, um langfristige Kosteneinsparungen zu erzielen und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Indem Unternehmen die Potenziale von Softwarelösungen nutzen, können sie also ihre IT-Kosten optimieren und gleichzeitig ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten.