Software für Projektmanagement – Hilfreich oder rausgeschmissenes Geld?

03.03.2023

Projektmanagement wird in nahezu jedem Unternehmen betrieben, unabhängig von der Unternehmensgröße und Branche. Auch bezüglich des Umfangs und der Dauer unterscheiden sich die einzelnen Projekte enorm. Es ist Aufgabe der Projektmanager, diese zu planen, zu leiten und zu verwalten. Dabei machen Erfolg oder Misserfolg eines Projekts oft nur Kleinigkeiten aus.
Viele Software-Anbieter haben Projektmanagement-Tools (kurz: PM-Tools) in ihr Repertoire aufgenommen und versprechen eine erfolgreichere Projektdurchführung als ohne ein entsprechendes Produkt. Nicht wenige sind mit hohen Kosten verbunden, daher stellt sich anyworks die Frage: Machen Projektmanagement-Tools ein Projekt erfolgreicher oder ist die Anschaffung reine Geldverschwendung?

Grundlagen und Erwartungen an das Projektmanagement

Allgemein gibt es innerhalb des klassischen Projektmanagements fünf Phasen:

• Initiierung: Die Projektidee entsteht, wird analysiert, bewertet und zur Bearbeitung freigegeben.
• Definition: Es werden die Projektziele geklärt und bestimmt.
• Planung: Die gesamte Durchführung des Projekts wird im Voraus festgelegt.
• Steuerung: Der Projektmanager muss aktiv und zu jeder Zeit die Kosten, Ziele und Termine im Blick haben und gewährleisten.
• Abschluss: Das Projekt wird abgenommen und im Nachgang betrachtet, um ggf. aus Fehlern für zukünftige Projekte zu lernen.

Das klassische Projektmanagement gibt prinzipiell die Struktur vor. Im Gegensatz dazu setzt das agile Projektmanagement mehr auf ein iteratives und inkrementelles Vorgehen, lässt also mehr Spielraum und Flexibilität zu. Dabei steht weniger die detaillierte Planung, sondern vielmehr die Kollaboration im Fokus. Moderne Projektmanagement-Programme unterstützen die Beteiligten hierbei und verbessern die Zusammenarbeit deutlich. Jeder Projektmanager sollte mit beiden Methodiken vertraut sein und keine Trennlinie zwischen ihnen ziehen. Die Zusammenführung beider Modelle bildet eine Gesamtheit und ist das zielführende Mittel für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts.
Ein Projekt umfasst strukturell folgende Punkte:

• Es sind Ziele vorgegeben, die entsprechend der SMART-Methode (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) definiert sind.
• Das Vorhaben ist so umfangreich und komplex, dass eine zusätzliche Steuerung durch einen Projektleiter notwendig ist.
• Das Vorhaben ist zeitlich begrenzt, das heißt, es gibt eine Frist.
• Inhalt des Projekts ist etwas Neues und Innovatives für das Unternehmen.
• Das Vorhaben ist so groß, dass es einer eigenen Organisation und Planung bedarf.

Prinzipiell gilt, je anspruchsvoller ein Projekt strukturiert ist, je mehr Personen beteiligt sind und je umfassender das Ziel formuliert ist, desto mehr wächst der Kommunikations- und Abstimmungsaufwand. Der Projektleiter muss zudem das magische Dreieck des Projektmanagements beachten, das heißt, die Projektkennzahlen in Echtzeit überblicken. Dies betrifft die Leistungen, die Kosten und die Termine.

Was können professionelle PM-Tools heutzutage leisten?

Das Angebot moderner Projektmanagement-Software ist groß, und nicht jedes Tool hat die gleichen Funktionen. Jedes Unternehmen muss für sich identifizieren, wie viele Funktionen eine Software besitzen sollte. anyworks zeigt dir, worauf es bei moderner Software wirklich ankommt und was dir als Unternehmer, deinem Projektmanager und den Projektmitarbeitern helfen kann:

• Automatisierung der Arbeitsabläufe
• Optimale Ressourcenauslastung und Einsatzplanung
• Projektbezogene interne Kommunikation
• Zentralisierung aller Projektinformationen (Dokumentenmanagement/Wissensmanagement) sowie Archivierung
• Kostenmanagement (Kontrolle und Planung)
• Aufgabenverwaltung bzw. Task Management
• Zeiterfassung
• Reporting und Analysemöglichkeiten
• Suchfunktion
• Allgemeine & individuelle Dashboards zur Überwachung des Fortschritts
• Verwaltungsfunktion & Zugriffskontrolle
• Darstellung durch virtuelle Boards (Kanban, Gantt oder Workflow)
• Bei parallellaufenden Projekten: Multiprojekt- & Projektportfoliomanagement

Vorteile moderner PM-Tools

Viele der aufgezählten Aufgaben, die eine Projektmanagement-Software erfüllen soll, können sicherlich auch mit Excel, Dropbox oder Teams bewältigt werden, doch stellt sich hier die Frage, wie übersichtlich und strukturiert dies vonstattengeht. Effektiv? Ja. Effizient? Nein.
Professionelle PM-Tools reduzieren den administrativen Aufwand dank automatisierter Workflows und ermöglichen zu jeder Zeit einen Überblick über Aufgaben, Deadlines und Projektkosten (Stichwort: magisches Dreieck des Projektmanagements). Die Anschaffungs- und Implementierungskosten mögen vielleicht hoch sein, doch sie werden sich schnell amortisieren.

Der wohl größte Vorteil moderner Projektmanagement-Software ist die Übersicht und Transparenz – jeder Projektteilnehmer hat zu jeder Zeit einen Überblick über den aktuellen Status und anstehende bzw. zu erledigende Aufgaben. Darüber hinaus können mit nur wenigen Klicks Visualisierungen wie Pläne, Statistiken oder grafische Auswertungen erzeugt werden. Jeder Projektmitarbeiter hat zudem Einsicht in die für ihn relevanten Informationen, das heißt auch, dass Daten und Übersichten personenbezogen verwaltet werden können.
Hierbei überzeugt vor allem die Struktur, sowohl in der Planung als auch der Durchführung des Projekts. Jeder Beteiligte weiß, was er bis wann zu tun hat. Dies verhindert vermehrte Absprachen, Missverständnisse in der Zuständigkeit, Terminchaos oder auch Über- bzw. Unterauslastungen der Mitarbeiter. Assistenten und Automatisierungen unterstützen den Projektleiter dabei und schlagen Alternativen vor. In diesem Zuge sind auch die Verantwortlichkeiten klar definiert. Jeder Vorgang wird explizit dokumentiert, sodass bei Problemen die Ursache schnell gefunden und behoben werden kann.
Je umfangreicher ein Projekt ist und je mehr Beteiligte daran arbeiten, umso mehr Kommunikation kommt auf. PM-Tools wie Conceptboard können in der Kommunikation und den Austausch deutlich unterstützen, da alle Informationen projekt- und aufgabenbezogen in dem Programm gebündelt und aufbewahrt werden. Dies reduziert den Kommunikationsaufwand enorm. Einer ortsunabhängigen Zusammenarbeit steht somit nichts mehr im Wege und ermöglicht Unternehmen, moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder Remote Work erfolgreich umzusetzen.
Die Zeitersparnis und die effiziente Arbeit kommen dabei dem ganzen Unternehmen zugute. Mithilfe der internen Suchfunktion erhalten Projektmitarbeiter zudem mit wenigen Klicks die gewünschte Information, nach der sie gesucht haben. Die intuitive Bedienbarkeit und benutzerfreundliche Oberfläche erleichtern auch neuen Mitarbeitern einen schnellen Einstieg.
Zu guter Letzt kann es bei der besten Vorbereitung und einer fundierten Planung passieren, dass ein erfolgreicher Projektverlauf gefährdet wird. Ein begleitendes und kontinuierliches Risikomanagement ist dabei unerlässlich. Ein professionelles PM-Tool identifiziert diese Risiken und meldet sich dank des eingestellten Assistenten automatisch mit der Eintrittswahrscheinlichkeit – im Idealfall mit alternativen Vorschlägen. Der Projektleiter muss diese nur noch prüfen und ggf. Gegenmaßnahmen einleiten.

Fazit: Egal, wie groß dein Projekt oder dein Unternehmen ist – eine Projektmanagement-Software erspart dir jede Menge Zeit, Geld und Frustrationen. Lass dich von den Kosten und der (technischen) Implementierung nicht abschrecken. anyworks empfiehlt solche Anwendungen für die Umsetzung und erfolgreiche Durchführung von Projekten in jeder Hinsicht.

So findest du die optimale Projektmanagement-Software

Aktuell gibt es auf dem Markt eine riesige Auswahl an Projektmanagement-Programmen. Die Softwarelösungen unterscheiden sich u. a. in Funktionen, Fokus und Bedienerfreundlichkeit. Zudem gibt es Anwendungen für einzelne kleine Projekte bis hin zum Multiprojektmanagement. Daher solltest du dich vor dem Kauf unbedingt informieren, welche Software für dein Unternehmen bzw. dein Projekt geeignet ist.
anyworks hilft dir dabei. Über folgende Punkte solltest du dir im Vorfeld Gedanken machen:

• Nimm dir Zeit: Nicht nur die Kosten für ein PM-Tool können erheblich sein, die Anwendung wird auch enormen Einfluss auf die Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse haben. Daher solltest du ausreichend Zeit für die Recherche, das Informieren und das Testen einplanen.
• Denk abteilungsübergreifend: Eine umfassende Software für Projektmanagement soll die Ansprüche vieler und nicht einzelner Nutzer bzw. Teams abdecken. Ein spezielles PM-Tool, das sich z. B. nur auf Buchhaltung konzentriert, kann im Marketing kaum genutzt werden. Such dir also eine Software aus, die abteilungsübergreifend funktioniert.
• Keine Kompromisse: Fehlt eine bestimmte Funktion, die Projektmanagement-Software in deinen Augen unbedingt haben sollte? Dann streich dieses Produkt sofort von deiner Liste, wenn es deinen Anforderungen nicht entspricht.
• Konzentration auf einen Anbieter: Viele Produkte haben sich auf einzelne Bereiche fokussiert, z. B. PM-Tools nur für den Vertrieb. Diese sind zwar kostengünstiger, doch decken eben nur diesen einen Bereich ab. Schau dich auch nach Gesamtlösungen um und vermeide die Einführung von vielen verschiedenen Softwarelösungen. Diese sind in der Summe nicht nur mit höheren Kosten verbunden (im Vergleich zu einer Gesamtlösung), sondern arbeiten in den seltensten Fällen auch problemlos zusammen – untereinander und mit deiner IT-Unternehmensstruktur. Gesamtlösungen arbeiten hier zuverlässiger und sind zudem modulartig aufgebaut, können also mit deinen Anforderungen bzw. deinem Unternehmen wachsen.
• Testen, Testen, Testen: Umfangreiche Programme sollten im Vorfeld immer getestet werden – daran führt kein Weg vorbei. Nur so kannst du einschätzen, ob die Software zu den individuellen Anforderungen deines Unternehmens passt. Bei vielen Anbietern kannst du die Programme kostenlos und unverbindlich testen. Nutze dies aus und verlass dich nicht auf die Produktbeschreibungen.

Hast du dir Gedanken zu den einzelnen Punkten gemacht? Dann behalte sie dir vor Augen und schau gleich mit unserem kostenlosen Produktfinder, welche Software für dich geeignet ist.