Videokonferenzen – Die Zukunft des Meetings?

16.12.2022

Es gibt immer mehr virtuelle Meetings – was zunächst bedingt durch Lockdowns oder der Homeoffice-Pflicht anfing, wird nun anscheinend zum Berufsalltag. Längst haben Unternehmen die aktuellen Trends des modernen Arbeitens erkannt, die mit den Arbeitsmodellen um Remote Work, hybrides Arbeiten und Co. verbunden sind, und halten an dieser Arbeitsweise fest. Dies zeigen auch zahlreiche Umfragen und Statistiken, unter anderem:

• 60 % der Befragten einer Umfrage gaben an, dass sie 2020 häufiger an Online-Meetings teilgenommen haben als 2019.
• Mittlerweile findet jedes zweite Meeting online statt.
• Der durchschnittliche Mitarbeiter hat acht Online-Meetings in der Woche. Führungskräfte in High-Tech-Branchen sogar bis zu 17.
• Der Videokonferenzen-Markt konnte seit 2018 ein Wachstum von 12,1 % verzeichnen.
• Bis 2025 wird nahezu ein Viertel der Arbeitnehmer in den USA dauerhaft im Homeoffice arbeiten.
• Bis 2026 wird für den Videokonferenzen-Markt ein Wachstum von 19 % prognostiziert.

Zufolge dieser Punkte scheint sich eine Tendenz abzubilden. anyworks stellt sich daher die Frage: Sind Videokonferenzen die Zukunft des Meetings oder sind sie nur eine Modeerscheinung aufgrund der aktuellen Pandemie?

Grundlagen des Video Conferencing

Videokonferenzen sind mittlerweile in Unternehmen jeder Größe und Branche angekommen, um mit Kunden, Kollegen oder potenziellen Mitarbeitern in Verbindung zu bleiben. Dabei gibt es immer mehr Anbieter von entsprechenden Software-Lösungen, die Unternehmen bei Online-Meetings unterstützen.
Die häufigsten Anwendungsfälle für Videokonferenzen sind:

• Team-Meetings
• Webinare
• Vorstellungsgespräche
• Produktdemonstrationen
• Live-Training und -Support

Die Programme sind mit nahezu jedem Endgerät technisch kompatibel. Es ist unerheblich, ob es sich dabei um Desktop-PC, Laptop, Tablet oder Smartphone handelt. Mit moderner Video Conferencing-Software bleiben die Mitarbeiter flexibel und machen sich unabhängig von Ort, Zeit und Technik – in den meisten Fällen wird dafür nur ein eigener Account benötigt.

Vor- und Nachteile von Videokonferenzen auf einen Blick:

Chancen des Video Conferencing

Mehrere Prognosen und Marktbeobachter besagen, dass nicht nur der Umsatz von Video Conferencing-Software in den kommenden Jahren ansteigen wird, sondern dass auch allgemein die Programme in ihren Funktionen und Features ausgebaut bzw. weiterentwickelt werden. Das eine bedingt hierbei das andere.

Für Unternehmen muss das Ziel beim Einsatz einer Videokonferenz-Software sein, dass ein Online-Meeting das gleiche oder sogar ein besseres Ergebnis als ein Meeting vor Ort bringt. Darunter fallen sowohl die Arbeitsergebnisse als auch die Zusammenarbeit der Mitarbeiter, also die Effektivität des Meetings.

Als Basis muss an dieser Stelle neben einer ausgebauten und stabilen Internetverbindung die fehlerfreie Ausführung der Programme gewährleistet sein, egal, wie viele Teilnehmer an einem Meeting teilnehmen oder welche Features ausgeübt werden. Eine Chat- und Nachrichtenfunktion ist mittlerweile Standard. Programme wie Conceptboard überzeugen darüber hinaus mit zusätzlichen Funktionen, sodass eine interaktive Zusammenarbeit problemlos ermöglicht werden kann. Dazu gehören die Verwendung eines Whiteboards (inklusive Stift- und Touch-Erlebnisse), Up- und Download von Dateien sowie ein integriertes Taskmanagement. Die Kompatibilität mit anderen Systemen ist zudem für viele Unternehmen ein ausschlaggebender Punkt, um neue Programme in ihre Systemlandschaft aufnehmen zu können.

Zukünftige Video Conferencing-Software soll Online-Meetings noch benutzerfreundlicher und hilfreicher in der Zusammenarbeit machen. Dabei werden der technische Fortschritt künstlicher Intelligenz und Machine Learning von Nutzen sein. Der Einsatz von Mixed Reality einschließlich Augmented und Virtual Reality (AR & VR) soll die Entwicklung in diesem Segment ebenfalls deutlich vorantreiben. In diesem Zusammenhang können damit unter anderem folgende Funktionen umgesetzt werden:

• Transkriptionen und Übersetzungen in Echtzeit
• Übernahme der Telefonie ganzer Konzerne
• Erstellung von individualisierten Videos der relevantesten Momente
• Automatische Visualisierung von Daten

Die Zukunft dieser Software liegt also darin, dass sie wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags wird – auch außerhalb von Online-Meetings.

Fazit

Auch wenn der Fokus in diesem Beitrag auf Online-Meetings liegt, müssen die Umstände des Arbeitsalltags hierbei ebenso in Betracht gezogen werden. Der moderne Arbeitsplatz hat sich vor allem in den letzten Jahren grundlegend verändert. Obwohl viele Mitarbeiter nach der Pandemie wieder in die Büros zurückkehren werden, wird das hybride Arbeiten die moderne Arbeitswelt prägen. Das moderne Team muss sich nicht mehr in einem Raum zusammenfinden, um an einem produktiven Meeting teilzunehmen – der Besprechungsraum wird virtuell.

Mithilfe von entsprechender Video Conferencing-Software können Mitarbeiter in Echtzeit zusammenarbeiten, ohne dass ihre Produktivität beeinträchtigt wird. Projekte können so schneller realisiert und abgeschlossen werden, Kosten können eingespart werden und die Mitarbeiter erfahren durch die flexible Arbeitsweise und das entgegengebrachte Vertrauen eine neue Form der Wertschätzung. Die Tendenz zum hybriden Arbeiten und das damit verbundene Abhalten von Videokonferenzen wird also bestehen bleiben.