Das Whiteboard – So gelingt aktive Mitarbeit auch online

07.04.2023

Virtuelle Zusammenarbeit über die Grenzen der Büroräumlichkeiten ist kein Trend mehr – sie ist mittlerweile fester Bestandteil des Berufsalltags. Darüber hinaus ist es keine Seltenheit, dass die Anzahl der Teilnehmer in Online-Meetings hoch ausfällt. Um vor allem die räumliche Distanz in den Meetings zu überwinden, jeden Teilnehmer, besonders die introvertierten, einzubeziehen und die Aktivität sowie die Kommunikation aufrecht zu erhalten, sind digitale Whiteboards in Online-Meetings sehr gut geeignet. Sie fördern die Interaktion – so können produktive Ergebnisse erzielt werden. anyworks zeigt dir, wie du das mühelos umsetzen kannst.

Collaboration leicht gemacht

Ein digitales Whiteboard ist optimal für die Zusammenarbeit in standortübergreifend arbeitenden Teams. Mit dieser zentralen Plattform können Gruppen brainstormen, planen und Konzepte visualisieren. Es ist eine visuelle Unterstützung, um Modelle zu zeichnen, Informationen zu vermitteln und Projekte zu planen. Darüber hinaus hilft es, komplexe Ideen anschaulich darzustellen. Zudem wird die interne Kommunikation vereinfacht, indem Informationen schneller und einfacher bereitgestellt werden.

Eisbrecher-Fragen

Der Einstieg in ein Meeting oder ein Workshop wird oft unterschätzt, doch bereits hier kann der Leiter die Teilnehmer gut integrieren. Sogenannte Eisbrecher- oder Icebreaker-Fragen sind dafür besonders geeignet. Diese Fragen sollen alle zu Beginn „aufwecken“ und aktivieren. Dabei geht es weniger darum, was gefragt wird, sondern dass überhaupt etwas gefragt wird. In Whiteboarding-Softwares wie Conceptboard sind bereits solche Fragen als Vorlage eingebunden.
Beispiel: Denk dir ein Bildthema aus und bitte jeden, ein Bild zu diesem Thema hochzuladen oder per Drag-and-Drop zu verschieben. Die Teilnehmer sollen im Anschluss raten, wo das Bild aufgenommen wurde.

Brainstorming

Das Brainstorming ist eine beliebte und erfolgversprechende Methode bei der Ideenfindung und erfordert von jedem Teilnehmer Aktivität in diesem Prozess. Hierbei werden viele Ideen von unterschiedlichen Leuten, u. a. inspiriert von ihrer Erfahrung und ihren Kenntnissen, generiert – sei es gleich zu Beginn eines Meetings/Workshops oder im Laufe der Veranstaltung nach dem fachlichen Input. Das ermöglicht, auch „um-die-Ecke-gedachte“ Ideen einzubringen und den Horizont zu erweitern. Ob am Ende bzw. im Laufe des Projekts alle Ideen tatsächlich umgesetzt werden, ist eine andere Geschichte.
Der große Vorteil eines Brainstormings auf einem digitalen Whiteboard ist, dass es schnell geht, leicht bedient werden kann und alle aktiv einbindet. Der Leiter muss jedoch im Vorfeld Regeln festlegen, damit die Gruppe konzentriert bleibt und auf dem Board nicht „spielt“.

Ideen & Aufgaben gruppieren

Die digitale Alternative zum Ordnen der Haftnotizzettel: Nach dem Brainstorming werden die Ideen weiterentwickelt. Dafür werden sie mit allen Teilnehmern gemeinsam gruppiert, um so eine Übersicht zu schaffen. Das bringt Ordnung in die losen gesammelten Ideen und eignet sich vor allem bei sehr komplexen Projekten. Besonders visuell veranlagte Menschen werden diese Methode befürworten. Es muss lediglich darauf geachtet werden, dass Diskussionen untereinander bezüglich der Positionierung einer Idee zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Der Leiter kann hierbei einen Timekeeper einsetzen, damit zeitliche Fenster nicht gesprengt werden.

Ideen & Aufgaben priorisieren

Der nächste Schritt, bei dem sich jeder Teilnehmer beteiligen kann, ist es, die Ideen und ggf. daraus resultierende Aufgaben zu priorisieren. Dies hat den Hintergrund, dass man den Überblick über die Ideen/Aufgaben nicht verliert und dabei Wichtiges eventuell so lange aufgeschoben wird, bis es dringend wird und die ganze Struktur durcheinanderbringt.
An diesem Punkt wird gern die Projektmanagement-Methode Eisenhower-Matrix angewandt. Demnach werden die Aufgaben analysiert und nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert:

• Dringend & wichtig: Das sind Aufgaben, die zuerst erledigt werden müssen und keinen Aufschub dulden, das heißt, sie müssen spätestens heute oder morgen abgearbeitet werden.
• Wichtig, aber nicht dringend: Das sind Aufgaben, die wichtig für die langfristigen Ziele sind, aber nicht sofort erledigt werden müssen. Mitarbeiter können diese im Vorfeld gut für einen bestimmten Zeitraum planen.
• Dringend, aber nicht wichtig: Das sind Aufgaben, die dringend sind und delegiert werden können, damit sie schnell bearbeitet werden.
• Nicht dringend & unwichtig: Das sind Aufgaben, von denen du dich trennen kannst, da sie entweder nicht in deinen Aufgabenbereich liegen oder nur Zeit vergeuden.

Feedback-Raster

Feedback ist immer wichtig, egal ob es nach einem Event, einem Projekt, einer Produktentwicklung oder einem -release ist. Bei längeren Workshops bietet sich auch eine Feedback-Runde zur Halbzeit an.
Ein Feedback-Raster hilft dabei, die Meinungen der Teilnehmer/Beteiligten geordnet einzusammeln:

• Das hat mir gefallen
• Das hat mir nicht gefallen
• Fragen
• Ideen

Mit diesem Raster kannst du mehrere Faktoren mit einmal abfragen und bekommst ein Gesamtbild zum Feedback und nicht nur, wie es meistens der Fall ist, Negatives. Auch hier können digitale Haftnotizzettel auf dem Online-Whiteboard erstellt, befüllt und in das entsprechende Feld verteilt werden.

Fazit

Das Online-Whiteboard ist eine große Hilfe für virtuelle Veranstaltungen bei Brainstorming, dem Sortieren von Ideen, dem Priorisieren von Aufgaben und bei Feedback-Runden. Wichtig ist dabei, dass du dir im Vorfeld Gedanken machst, was du mit dem Whiteboard erreichen und visualisieren willst, bzw. ob es zu diesem Zeitpunkt auch sinnvoll eingesetzt wird. Das Einbinden jedes Teilnehmers ist gerade bei Online-Veranstaltungen von immenser Bedeutung, denn nur so kann eine erfolgreiche Zusammenarbeit garantiert werden.
Ein großer Vorteil von Online-Whiteboards ist zudem die unbegrenzte Leinwand – so hast du uneingeschränkt Platz für alle Ideen, Aufgaben oder sonstige Visualisierungen. Darüber hinaus kann jeder problemlos auf dem Board arbeiten bzw. kann dieses auch einfach geteilt oder exportiert werden. Somit ist effiziente Teamarbeit ohne Grenzen garantiert.