Moderne HR-Software – Werden Personalmanager überflüssig?

06.01.2023

In nahezu jedem Unternehmensbereich hat die Digitalisierung begonnen oder unterstützt bereits Mitarbeiter mithilfe von moderner Software (teilweise mit künstlicher Intelligenz, kurz: KI) bei ihren Aufgaben im Berufsalltag.
Innerhalb der Human Resources (kurz: HR) konnte aufgrund dieses Fortschritts und den veränderten Umständen während der pandemiebedingten Lockdowns sogar ein Wandel hinsichtlich des Aufgabengebiets verzeichnet werden, der kaum noch an das alte Berufsbild rund um Papieranträge und manuelle Gehaltsabrechnungen erinnern lässt. Die Tätigkeit hat sich erweitert und umfasst nunmehr die Personalverwaltung, -entwicklung und -führung. Hierbei stehen sie mit allen Abteilungen im Austausch und entwickeln bzw. prägen die Unternehmenskultur und -richtlinien. Daher ist es nicht verwunderlich, dass bei dieser Fülle an Aufgaben immer öfter Software wie Sage HR Suite auch schon bei kleineren Unternehmen zum Einsatz kommt. Doch es stellt sich die Frage: Werden Personalmanager in Unternehmen mit moderner HR-Software überflüssig?
anyworks geht dieser Frage nach und betrachtet im Vorfeld, welche Aufgaben aktuelle HR-Software übernehmen kann.

Was leistet moderne HR-Software?

Professionelle HR-Software, auch HCM-Suiten (kurz für Human Capital Management) genannt, unterstützt die gesamte Personalarbeit durch digitale Prozesse bei der Erfassung, Verarbeitung, Bearbeitung und Analyse von Mitarbeiterdaten, darunter:

• Lohnabrechnung
• Personalmanagement
• Verwaltung digitaler Akten sowie revisionssichere Archivierung der Papierakten
• Zeiterfassung
• Personalentwicklung
• Recruiting
• Reporting & Analysen

Im Mittelpunkt steht dabei der monatliche Abrechnungsprozess. Mithilfe der Software soll so eine exakte und pünktliche Abrechnung gewährleistet und Zeitverlust durch manuelle Tätigkeiten reduziert werden. Ein großer Vorteil moderner HR-Software ist, dass sie technologisch und bezüglich der gegenwärtigen Gesetzeslage auf dem aktuellen Stand ist. Dies ermöglicht eine besonders hohe Prozesssicherheit in diesem sensiblen Bereich. Im Detail fallen folgende Aufgaben innerhalb des Abrechnungsprozesses an:

• Eingabe und Pflege der Personalstammdaten
• lohnrelevante Informationen von externen Stellen (z. B. Krankenkassen)
• automatische Prüfung auf Plausibilität
• elektronische Meldung an alle Ämter und Kassen
• Auswertungen und Controlling

Moderne HR-Software wie Sage HR beinhaltet darüber hinaus ein Mitarbeiterportal, auch Self-Service-Portal genannt. Damit können Mitarbeiter beispielsweise nicht nur ihren Urlaub direkt beim Vorgesetzten beantragen, sondern auch Lohnscheine digital abrufen. Diese Funktion erleichtert die Personalverwaltung der HR-Manager. Personalmitarbeiter wiederum können dank des integrierten Aufgabenmanagements anfallende Aufgaben oder eingehende Mitarbeiteranfragen einfach erfassen und koordiniert abarbeiten. Dies ermöglicht ein schnelleres und effektiveres Arbeiten.

Das bedeutendste Ziel einer HR-Software ist die Beseitigung manueller, zeitintensiver Aufgaben durch digitale Prozesse – in diesem Zuge gelingt eine Entlastung der HR-Mitarbeiter in sämtlichen Bereichen. Somit können freie Ressourcen für wichtige zwischenmenschliche Aufgaben genutzt werden, wie den Kontakt zu Kollegen, Mitarbeitern oder Vorgesetzten.

Was gibt es Neues in der HR-Software?

HR-Software wird von den Anbietern stetig weiterentwickelt und erweitert. Neben den Basis-Segmenten, die wir hier aufgezeigt haben, kommen bereits in den USA neue Segmente zum Einsatz, die sicherlich auch bald in deutsche Systeme integriert werden:

• Employee Experience: In diesem Segment wird die Mitarbeitererfahrung erfasst. Dies beinhaltet Umfrage-Tools, Workflow-Apps, Feedback-Anwendungen und das sogenannte Employee Intelligence (Nutzen von Wissen der Angestellten).
• Talent Intelligence: Hierbei werden die Fähigkeiten der Mitarbeiter betrachtet. Dazu zählen das Skill-Management, Skills Database, Job Architecture, Talent Mobility, Job Matching, die Karriereplanung oder auch das Mentoring. Mitarbeiter können sich auf Plattformen selbst Wissen aneignen oder es können Unternehmensschulungen durchgeführt werden.
• Creator Tools: Um all diese Anwendungen für die Mitarbeiter bereitzustellen oder zu aktualisieren, kommt dieses Segment zum Einsatz. HR-Verantwortliche können hier ohne spezielle IT-Kenntnisse Inhalte wie Umfragen, Feedbackbögen oder Lerninhalte erstellen bzw. anpassen.

Werden Personal- und HR-Manager überflüssig?

Aufgrund dieser fortschrittlichen Software-Technik stellt sich zwangsläufig folgende Frage: Werden HR-Manager noch benötigt bzw. kann diese Software die anfallenden Aufgaben in der Personalabteilung übernehmen?
Die Unternehmenskulturen und Beziehungen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitern befinden sich noch immer im Wandel – New Work ist nicht mehr nur ein Trend, sondern mit dem hybriden Arbeiten, der Vertrauenskultur und der flexiblen Arbeitsgestaltung bereits zum Alltag geworden. In diesem Zusammenhang ist eine umfassende und strategische Personalarbeit erforderlich. Arbeitnehmer erwarten heutzutage mehr als einen festen Arbeitsplatz und ein geregeltes Einkommen. Sie wollen das Unternehmen weiterentwickeln, ihr ganzes Potenzial entfalten und wertgeschätzt werden. Um qualifiziertes Personal halten und das Unternehmen verbessern zu können, müssen Personalmanager die Firmenstruktur intern organisieren. HR-Software unterstützt sie dabei und trägt einen wesentlichen Bestandteil dazu bei, eine langfristige Wettbewerbsfähigkeit am Arbeitsmarkt und in der Wirtschaft zu gewährleisten.
Moderne und zukünftige HR-Software kann also die Personalverantwortlichen unterstützen, es ist jedoch nicht von der Hand zu weisen, dass die Gespräche mit den Mitarbeitern, die Entwicklung einer personaltechnischen Strategie sowie die Bedienung der Software weiterhin von Menschen übernommen werden muss. Sich wiederholende und zeitraubende Aufgaben können an die Software übergeben werden, doch auf den Personalmanager kann kein Unternehmen verzichten.