Zeiterfassung ist ab sofort Pflicht – Jetzt mithilfe von Software professionell umsetzen

17.03.2023

Seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 ist es Gewissheit – jedes Unternehmen ist verpflichtet, die Arbeitszeiten der Angestellten zu erfassen. Ausnahmen und Übergangsfristen sind dabei nicht vorgesehen. Parallel arbeitet das Bundesarbeitsministerium an einer Anpassung des Arbeitszeitgesetzes gemäß der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts. Obwohl diese Anpassung Stand heute noch nicht umgesetzt, geschweige denn begonnen wurde, ändert es nichts an der Tatsache, dass Unternehmen zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind. Unternehmer sollten sich daher spätestens jetzt mit diesem Thema intensiv auseinandersetzen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter festzuhalten. Softwarelösungen wie Papershift oder Sage HR sind dabei eine große Unterstützung und gestalten dies für Personalverantwortliche und Arbeitnehmer gleichermaßen effektiv und übersichtlich. anyworks gibt dir einen Überblick, welche Funktionen eine Zeiterfassungssoftware unbedingt haben sollte und wie sie deine Personalabteilung darüber hinaus entlasten kann.

Funktionen von Zeiterfassungssoftware

Hinweis: Nicht alle erhältlichen Zeiterfassungssoftwares umfassen alle in der Folge aufgeführten Funktionen oder haben den gleichen Funktionsumfang.

Arbeitszeiterfassung
Die Basisfunktion von Zeiterfassungssoftware: Mit dem Login bei Dienstbeginn wird die Anwesenheit der Mitarbeiter erfasst. Darüber hinaus verzeichnet die Software gebuchte Pausen und das Logout bei Dienstende. Die Pausenregelung kann hierbei automatisch nach den gesetzlichen Vorschriften von der Arbeitszeit abgezogen werden oder wird minutengenau erfasst.

Abwesenheitsverwaltung
Parallel zur Erfassung der Arbeitszeit wird auch die Abwesenheit der Mitarbeiter (in Form von Urlaub, Krankheit, Berufsschule oder Ähnlichem) registriert. HR-Manager können hierbei auch individuelle Abwesenheitsarten einrichten – das bewirkt Transparenz und eine gleichwertige Behandlung aller Mitarbeiter.
In diesem Zusammenhang lassen sich mit einem intelligenten Genehmigungsablauf Urlaubsanträge oder sonstige Mitarbeitermeldungen schnell und mühelos bewerkstelligen. Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen („Ihr Urlaub wurde genehmigt“) reduzieren zudem viel Zeit und Administrationsaufwand.

Einstellungen diverser Arbeitsmodelle
Die heutige Arbeitswelt hält verschiedene Arbeitsmodelle bereit. Damit sind nicht nur die von Stunden abhängigen Beschäftigungsarten (Vollzeit, Teilzeit, Minijob usw.) gemeint, sondern auch die modernen Modelle rund um Homeoffice, Remote Work etc. Ein flexibles Zeiterfassungs-Komplettsystem stellt sich auf diese Anforderungen ein. So ist mitunter ein Wechsel vom Büro ins Homeoffice problemlos einstellbar. Mitarbeitern, die beruflich viel unterwegs sind, kommt dies ebenfalls zugute.
Mithilfe der Rechteverwaltung bzw. der Nutzereinstellungen können HR-Manager jedem Mitarbeiter bzw. auch ganzen Personengruppen eine bestimmte Zeiterfassungsart zuweisen und die entsprechenden Wochenarbeitszeiten hinterlegen. Dies umfasst auch die Pausenregelungen, Urlaubstage, Wochenarbeitstage, Zuschläge und Überstunden. Die Software berechnet die aktuellen Einträge und vergleicht sie mit den Sollvorgaben.

Erfassung von Überstunden
Dass Mitarbeiter Überstunden leisten, ist keine Seltenheit. Zahlt das Unternehmen Überstunden aus oder können Mitarbeiter diese mit Freizeit ausgleichen, ist das Erfassen von zusätzlichen Arbeitsstunden eine wichtige Funktion. Werden Stunden vom Mitarbeiter in Anspruch genommen, reduziert sich die Angabe innerhalb der Software automatisch.

Self-Service-Portal
Über das Self-Service-Portal und einen individuellen Nutzer-Login können Mitarbeiter ihre Abwesenheiten selbst beantragen bzw. eintragen und haben zudem jederzeit einen Überblick über ihre Arbeitsstunden, Fehltage oder Urlaubstage. Das fördert die Transparenz und die Eigenverantwortung des Angestellten.


Mehrsprachigkeit
Jeder User kann seine bevorzugte Sprache einstellen – so ist auch das Unternehmen in der Lage, mit der Software die Arbeitszeiten seiner Angestellten international zu ermitteln. Es gibt keine Sprachbarrieren.

Korrektur-/Nachtragmöglichkeiten
Tippfehler oder kurzfristige Veränderungen können bei den Mitarbeitern jederzeit vorkommen, daher sollte es möglich sein, Korrekturen oder Nachtragungen jederzeit vorzunehmen. Es ist dabei von Vorteil, wenn nicht nur der Mitarbeiter Einträge oder Änderungen eingeben kann, sondern auch die Personalabteilung. In der Historie werden zudem alle Aktionen aufgezeichnet – so werden Missverständnisse, Streitigkeiten oder Ähnliches über Einträge bzw. Änderungen vermieden.

Projektzeiterfassung
Für Projekte, Kundenaufträge oder andere separate Tätigkeiten kann die Zeit des Mitarbeiters einzeln erfasst und gegebenenfalls auch abgerechnet werden.

Rechnungsstellung
Nach Abschluss eines Projekts oder eines Kundenauftrags kann eine Rechnung erstellt werden. Grundlage dafür bildet die Funktion „Projektzeiterfassung“.

Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen
Besonders in größeren Unternehmen kann es vorkommen, dass Mitarbeiter mit unterschiedlichen Betriebssystemen arbeiten. Moderne Zeiterfassungssoftware ist in den meisten Fällen mit verschiedenen Systemen kompatibel und unterstützt die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.

Kostenlose Updates
Besonders Cloud-Lösungen bieten regelmäßige kostenlose Updates an. Diese beschränken sich dabei nicht nur auf Funktionen oder Fehlerbehebungen, auch Gesetzesänderungen oder neue gesetzliche Vorgaben werden von den Betreibern berücksichtigt, implementiert und den Nutzern bereitgestellt.

Schnittstellenkompatibilität
Die Verknüpfung zu bereits vorhandener Software im Unternehmen ist ein entscheidender Vorteil moderner Zeiterfassungssoftware und erleichtert die Zusammenarbeit der Abteilungen. So kann bspw. die Lohnabrechnung mit einer bereits bestehenden Lohnbuchhaltungssoftware in Verbindung mit dem Zeiterfassungsprogramm schnell und einfach erstellt werden. Dies hat den Vorteil, dass eine Datenübertragung problemlos stattfinden kann und der administrative Aufwand in der Personalabteilung deutlich reduziert wird.

Einfaches Interface
Das A und O jeder Software: die Benutzeroberfläche. Je einfacher und übersichtlicher die Nutzeroberfläche gestaltet ist, desto mehr wird das Programm in Anspruch genommen, die Zusammenarbeit gefördert und der manuelle Aufwand reduziert. Das fängt schon bei der Installation von Zeiterfassungssoftware an: Eine einfach gestaltete Implementierung spart Geld und Ressourcen. Zudem ist kein großartiger technischer Support oder umfassende Schulung notwendig.
Viele Zeiterfassungstools bieten neben einer Desktop-Version ihres Programms auch eine mobile Version bzw. App an. Dies ermöglicht vor allem den Mitarbeitern, die viel unterwegs sind, einen schnellen Zugriff auf ihre Daten.

Fazit

Moderne Zeiterfassungssoftware bietet nicht nur jede Menge Vorteile für Unternehmer, damit sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten – nein, auch Personalverantwortliche und die Mitarbeiter, die diese Software täglich nutzen, profitieren von den zahlreichen Funktionen. Daher empfiehlt es sich, vor der Anschaffung einer Zeiterfassungssoftware genau zu prüfen, was man mit dieser erreichen möchte bzw. welche Punkte für das Unternehmen im Vordergrund stehen. Welche Software hilft dir dabei, deine Pain Points zu reduzieren oder gar abzuschaffen?

Übrigens: anyworks hilft dir bei der Suche nach der optimalen Zeiterfassungssoftware. Mit unserem kostenlosen Produktfinder ermittelst du unverbindlich und mit nur wenigen Klicks auf dich zugeschnittene Favoriten.

Hast du bereits Erfahrung mit Papershift oder Sage HRTeile deine Eindrücke mit der Community und hilf Interessenten auf der Suche nach der optimalen Software.

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